Khai báo vật tư, hàng hóa

Để khai báo vật tư hàng hóa (VTHH) thông thường, anh/chị thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Vào Danh mục\Vật tư hàng hóa\Vật tư hàng hóa

Bước 2: Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ, chọn chức năng Thêm.

Bước 3: Chọn tính chất của vật tư hàng hóa:

• Hàng hóa: Là sản phẩm mua về để bán ra, không qua chế biến.
• Nguyên vật liệu: Là đầu vào của quá trình sản xuất, tạo ra sản phẩm.
• Thành phẩm: Là sản phẩm hoàn thành sau sản xuất. Đối với tính chất này sẽ có thêm thông tin Định mức NVL phục vụ cho quá trình lắp ráp, tháo dỡ.

Bước 4: Khai báo thông tin VTHH

• Thông tin chung: 
  • Tên, Mã vật tư (bắt buộc)
  • Nhóm VTHH
  • Đơn vị tính chính
  • Kho ngầm định 

• Thông tin tại các mục chi tiết:
  • Mục Thông tin ngầm định: các thông tin sau khi được khai báo sẽ được tự động lấy lên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá, bao gồm: Đơn giá mua cố định, Đơn giá mua gần nhất, Đơn giá bán (Đơn giá bán 1,2,3, Đơn giá cố định), Thuế suất GTGT(%), Tỷ lệ CKMH (%), Nhóm HHDV chịu thuế TTĐB.

• • Mục Chiết khấu bán hàng: cho phép thiết lập các định mức chiết khấu thương mại sẽ được áp dụng khi bán vật tư, hàng hoá => với số lượng từ bao nhiêu đến bao nhiêu sẽ được hưởng chiết khấu bao nhiêu % hoặc bao nhiêu tiền:

Sau khi khai báo xong nhấn Cất.

Trường hợp này thường áp dụng đối với các VTHH có nhu cầu quản lý theo đơn vị quy đổi (VD: từ thùng thành hộp, từ hộp thành chiếc…).

Khi đó, anh/chị sẽ thực hiện khai báo tương tự như khai báo VTHH thông thường ở trên. Đồng thời, trên tab Đơn vị chuyển đổi anh/chị sẽ phải khai báo các đơn vị chuyển đổi được áp dụng đối với VTHH.

Sau khi khai báo xong nhấn Cất.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý:

1. Để tránh tình trạng giá trị bị lệch vài đơn vị lẻ khi in các báo cáo theo đơn vị quy đổi, khi khai báo VTHH kế toán nên chọn đơn vị tính chính là đơn vị nhỏ nhất.

2. Đối với các VTHH áp dụng đơn vị tính quy đổi, có thể thiết lập được danh sách đơn giá mua và danh sách đơn giá bán theo từng đơn vị quy đổi.

Trường hợp này thường áp dụng đối với các hàng hoá có nhu cầu quản lý theo nhiều mã quy cách (VD: Quần, áo, giầy…).

Khi đó, anh/chị sẽ thực hiện khai báo tương tự như khai báo VTHH thông thường ở trên. Đồng thời trên tab Mã quy cách, anh/chị sẽ phải khai báo các mã quy cách được áp dụng đối với hàng hoá.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Trường hợp này chỉ áp dụng đối với vật tư có tính chất là Thành phẩm, khi đó phần mềm sẽ hiển thị thêm tab Định mức nguyên vật liệu.

Thực hiện khai thông tin về định mức nguyên vật liệu để lắp ráp, tháo dỡ hoặc sản xuất trên tab Định mức nguyên vật liệu.

• Mã nguyên vật liệu: Chọn mã của vật tư, nguyên liệu cấu thành nên thành phẩm.
• Tên nguyên vật liệu: Phần mềm tự hiển thị theo mã đã chọn.
• Đơn vị tính: Là đơn vị sử dụng cho nguyên vật liệu (ví dụ: chiếc, kg, mét…).
• Số lượng: Nhập số lượng cần dùng để tạo ra 1 đơn vị thành phẩm.

Để khai báo công thức tính số lượng và mục Khác, anh/chị thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Sau khi nhấn Thêm vật tư hàng hóa, tại giao diện thêm vào phần Thông tin mở rộng chọn Công thức tính số lượng.

Bước 2: Thiết lập công thức tính toán Số lượng.

Anh/chị có thể sử dụng các trường thông tin có sẵn để xây dựng công thức tính toán

Hoặc nhấn vào biểu tượng (▼)  mục Dựa trên cách tính để chọn nhanh các công thức có sẵn do phần mềm cung cấp.

Bước 3: Nhấp chuột vào nội dung Khác: khai báo Thời gian bảo hành, Số lượng tồn tối thiểu, Nguồn gốc của vật tư, hàng hóa.

Bước 4: Nhấn Cất hoặc Cất và Thêm 

Áp dụng với những hàng hoá không có nhu cầu quản lý số lượng tồn trên kho, nhưng vẫn phát sinh hoạt động mua, bán (VD: chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí hải quan…)

Khi đó, anh/chị sẽ chọn Tính chất của vật tư hàng hóa là dịch vụ và thực hiện khai báo như khi khai báo hàng hóa.

Việc khai báo này áp dụng cho đơn vị bán sản phẩm, dịch vụ theo combo (ví dụ: Buffet lẩu nướng, Combo văn phòng phẩm, Bộ quà tặng…), cần khai báo chi tiết các mặt hàng cấu thành combo để phần mềm tự động quản lý số lượng, giá vốn và doanh thu theo từng mặt hàng.

• Khai báo thông tin chung của combo: Tên combo, Mã, Đơn vị tính,…
• Khai báo các mặt hàng chi tiết trong combo gồm : Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Giá bán,..