1. Trang chủ
  2. 5. Khác
  3. Hướng dẫn
  4. Câu hỏi thường gặp
  5. Câu hỏi thường gặp khi bắt đầu sử dụng
  6. Làm thế nào để nhập các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?
  1. Trang chủ
  2. 4. Câu hỏi thường gặp
  3. Khi bắt đầu sử dụng
  4. Làm thế nào để nhập các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?

Làm thế nào để nhập các Danh mục, Số dư, Chứng từ từ file excel vào phần mềm?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách nhập dữ liệu kế toán từ tệp Excel vào phần mềm, bao gồm các loại dữ liệu sau: Danh mục, Số dư, Chứng từ.

2. Các bước thực hiện

2.1. Nhập danh mục từ file excel

Để thực hiện nhập khẩu danh mục từ excel, anh/chị thao tác theo các bước sau

  • Vào Danh mục, lựa chọn danh mục cần thực hiện khai báo:

  • Chọn mũi tên bên cạnh mục Thêm\ Nhập từ excel:

Ví dụ: Nhập khẩu danh mục Vật tư hàng hóa, dịch vụ từ excel

Bước 1: Chọn tệp nguồn
  • Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
  • Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng bắt đầu lấy dữ liệu.
  • Có 3 lựa chọn nhập khẩu thông tin:
    • Thêm mới:  tạo mới các mã trong danh mục …
    • Cập nhật: cập nhật, bổ sung thêm các thông tin của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
    • Ghi đè: Cập nhật dữ liệu theo thông tin mới của các mã đã được tạo từ trước trên danh mục.
  • Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục để chuyển qua bước 2.

Bước 2: Ghép dữ liệu
  • Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình:

  • Trường hợp là file  tự tạo không theo mẫu chương trình thì có thể thực hiện ghép cột thủ công:

  • Trường hợp mong muốn lấy thêm hoặc bỏ bớt các thông tin trên các mã danh mục cần nhập khẩu thì có thể tích Ẩn/hiện thông tin:

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu
  • Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo

  • Khi đó có thể lựa chọn:
    • Nhấn Nhập dữ liệu: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
    • Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó có thể quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.
Bước 4: Kết quả nhập khẩu dữ liệu
  • Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 3:

  • Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

2.2. Nhập số dư từ file excel

Để thực hiện nhập khẩu số dư đầu kỳ từ file excel, anh/chị thao tác theo các bước sau:

  • Vào Số dư ban đầu, chọn loại số dư cần nhập:

  • Chọn chức năng Nhập từ Excel:

Ví dụ: Nhập khẩu số dư Công nợ khách hàng từ excel

Bước 1: Chọn tệp nguồn
  • Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
  • Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng bắt đầu lấy dữ liệu.
  • Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục để chuyển qua bước 2.

Bước 2: Ghép dữ liệu
  • Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình:
  • Trường hợp là file tự tạo không theo mẫu chương trình thì  có thể thực hiện ghép cột thủ công:

  • Trường hợp mong muốn lấy thêm hoặc bỏ bớt các thông tin trên các mã danh mục cần nhập khẩu thì có thể tích Ẩn/hiện thông tin:

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu
  • Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo.

  • Khi đó có thể lựa chọn:
    • Nhấn Nhập dữ liệu: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
    • Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó có thể quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.
Bước 4: Kết quả nhập khẩu dữ liệu
  • Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 3:

  • Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

2.3. Nhập chứng từ từ file excel

Để thực hiện nhập khẩu chứng từ từ excel, anh/chị thao tác theo các bước sau:

  • Chọn phân hệ cần thực hiện nhập khẩu chứng từ:
  • Chọn mũi tên bên cạnh mục Thêm\ Nhập từ excel:

Ví dụ: Nhập khẩu Báo giá từ excel

Bước 1: Chọn tệp nguồn
  • Chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu.
  • Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng bắt đầu lấy dữ liệu.
  • Sau khi đã lựa chọn xong, nhấn Tiếp tục để chuyển qua bước 2.

Bước 2: Ghép dữ liệu
  • Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình
  • Trường hợp là file tự tạo không theo mẫu chương trình thì có thể thực hiện ghép cột thủ công

  • Trường hợp mong muốn lấy thêm hoặc bỏ bớt các thông tin trên các mã danh mục cần nhập khẩu thì có thể tích Ẩn/hiện thông tin:

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu
  • Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo 

  • Khi đó có thể lựa chọn:
    • Nhấn Nhập dữ liệu: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
    • Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó có thể quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.
Bước 4: Kết quả nhập khẩu dữ liệu
  • Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra ở bước 3:

  • Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

Lưu ý: Sau khi nhập khẩu thành công thì chứng từ sẽ ở trạng thái chưa ghi sổ. Anh/chị cần thực hiện ghi sổ chứng từ để ghi nhận bút toán lên các báo cáo, sổ sách kế toán.

Cập nhật 30/10/2025

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Giải đáp miễn phí qua Facebook
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA qua facebook để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng
ĐĂNG BÀI NGAY