Tự động hạch toán chứng từ hóa đơn đầu ra

Thao tác này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng (⚙) Các tiện ích và thiết lập chọn Tùy chọn.

Bước 2: Chọn mục Tùy chọn chung.

Bước 3: Tìm đến phần Quản lý hóa đơn, sau đó nhấn vào biểu tượng bút để sửa thiết lập.

Tại dòng Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, tích vào ô chọn Có và nhấn Cất. Sau đó, nhấn Đóng.

Bước 4: Trên giao diện Tùy chọn, tích tính năng Thiết lập hạch toán tự động

Tích vào ô Sử dụng và thiết lập ngày hóa đơn. Sau đó, nhấn Cất. Phần mềm thông báo: “Hệ thống sẽ chỉ xử lý cho các hóa đơn có Ngày hóa đơn >= Ngày hóa đơn từ và hóa đơn đó được đẩy vào phần mềm sau khi đã bật tính năng hạch toán tự động”. Nhấn Có để tiếp tục.

Lưu ý: Hệ thống ngầm định vào cuối ngày (23h59) sẽ tự động gọi lên MeInvoice để lấy toàn bộ hóa đơn đầu ra của ngày hôm đó về phần mềm để hạch toán 

Các hóa đơn thỏa mãn các quy tắc đã được thiết lập được tự động lấy về AMIS Kế toán HKD, phần mềm đọc hóa đơn đồng thời tự động kiểm tra toàn bộ các thông tin hóa đơn để xác định những hóa đơn chưa có mã vật tư hàng hóa, mã khách hàng trên danh mục và các hóa đơn đủ thông tin hạch toán.

Đối với các hóa đơn thiếu mã Vật tư hàng hóa/Khách hàng thực hiện như sau:

Bước 1: Di chuột tới dòng Vật tư hàng hóa chưa có mã, nhấn vào Xác nhận để mở màn hình xác nhận hạch toán vật tư hàng hóa

Bước 2: Kiểm tra xem Mã hàng/Tên hàng và ĐVT (hoặc cả 2) trên hóa đơn có tồn tại trên danh mục Vật tư hàng hóa hiện tại hay chưa.

• Nếu có rồi thì chọn hình thức xử lý Chọn mã có sẵn để ghép với mã hàng đã có trên phần mềm.
• Nếu chưa có thì chọn hình thức xử lý Tạo mã mới. Anh/chị chọn Đánh lại mã VTHH hoặc Thêm ĐVT hàng loạt (hoặc thực hiện xử lý cả 2).
• Sau đó, nhấn Đóng.

Bước 3: Di chuột tới dòng Khách hàng chưa có mã và nhấn Xác nhận để mở màn hình xác nhận khách hàng.

Kiểm tra Mã số thuế và tên khách hàng (Hoặc cả 2) trên hóa đơn có tồn tại trong danh mục khách hàng hay không. Trường hợp không tìm thấy trên danh mục, nhấn nút Xác nhận để chương trình tự động thêm mới khách hàng.

Khi các hóa đơn đã được thêm vật tư hàng hóa và Khách hàng vào danh mục. Lúc này, chương trinh hiển thị số lượng hóa đơn đủ điều kiện lập chứng từ bán hàng.

Bước 1: Nhấn Xác nhận để lập chứng từ bán hàng hàng loạt.

Bước 2: Khi nhấn Xác nhận, màn hình hiển thị cảnh báo “Hệ thống sẽ tự động lập các chứng từ bán hàng đủ điều kiện, bạn có thể xem chi tiết các chứng từ trước khi lập. Khi quá trình hoàn thành, hệ thống sẽ gửi kết quả trên chức năng Thông báo.“

• Nhấn Đóng: Chương trình đóng cảnh báo.
• Nhấn Xem chi tiết chứng từ: Chương trình sẽ chuyển tới màn hình chi tiết lập chứng từ bán hàng hàng loạt
• Nhấn Đồng ý: Chương trình sẽ tự động lập chứng từ bán hàng đầy đủ điều kiện

Bước 3: Sau khi nhấn Đồng ý, chương trình cho phép anh/chị lựa chọn các thông tin hạch toán trên chứng từ. Lựa chọn xong nhấn Đồng ý.

Ngoài ra, anh/chị có thể thiết lập chức năng này ngay tại tab Danh sách hóa đơn đầu ra bằng cách nhấn vào biểu tượng (▼) để tùy chọn các thông tin lập chứng từ hạch toán.

Lưu ý: Tại các màn lựa chọn thông tin hạch toán, anh/chị có thể tích chọn Không hiển thị lần sau khi lập chứng từ hàng loạt/Không hiển thị lần sau/Không hỏi lại lần sau.

Bước 4: Chương trình sẽ hiển thị tất cả các hóa đơn có đủ thông tin hạch toán. Anh/chị có thể chọn Cất chứng từ đang mở để lưu hóa đơn hiện đang mở, hoặc chọn Cất tất cả chứng từ để hệ thống tự động hạch toán.

Lúc này màn hình kết quả sẽ thấy số lượng hóa đơn đã được xử lý hiển thị là 0, như anh/chị có thể thấy trong hình ảnh dưới đây.

Để kiểm tra và theo dõi lịch sử của từng Vật tư hàng hóa, Khách hàng đã được thêm vào danh mục, anh/chị có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng ba chấm (⁝) trên tab Xử lý tự động hóa đơn đầu ra và chọn Bảng ghép mã.

Bước 2: Tại đây, chương trình sẽ hiển thị danh sách các tên Vật tư hàng hóa hoặc tên Khách hàng trên hóa đơn đã được đồng bộ trên danh mục trước đó. Anh/chị có thể nhấn vào Xem lịch sử để xem chi tiết lịch sử hoặc nhấn Sửa để chỉnh sửa thông tin của từng lần đồng bộ.

• Khi nhấn Xem lịch sử: Chương trình sẽ mở form lịch sử ghép mã của Vật tư hàng hóa, Khách hàng đó.
• Khi nhấn Sửa: Chương trình sẽ mở form sửa kết quả ghép mã, anh/chị có thể chủ động sửa sang mã khác. Sau khi hoàn thành việc sửa, hệ thống sẽ cập nhật kết quả vào bảng ghép mã và lưu thêm kết quả đã sửa vào lịch sử ghép mã.