Tự động hạch toán hóa đơn đầu vào

• Vào bánh răng (⚙️) Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Thiết lập hạch toán tự động.

• Tại phần Hạch toán hóa đơn đầu vào tích vào ô Sử dụng và thiết lập Ngày hóa đơn từ sau đó nhấn Cất.

• Phần mềm thông báo: Hệ thống sẽ chỉ xử lý cho các hóa đơn có Ngày hóa đơn >= Ngày hóa đơn từ và hóa đơn đó được đẩy vào phần mềm sau khi đã bật tính năng hạch toán tự động. Nhấn Có để tiếp tục.

• Tại phân hệ Mua hàng, tab Xử lý hóa đơn đầu vào, các hóa đơn thỏa mãn các quy tắc đã được thiết lập được tự động lấy về AMIS Kế toán HKD, phần mềm đọc hóa đơn đồng thời tự động kiểm tra toàn bộ các thông tin hóa đơn để xác định những hóa đơn chưa có mã vật tư hàng hóa, mã nhà cung cấp trên danh mục và các hóa đơn đủ thông tin hạch toán.
• Với các hóa đơn thiếu mã VTHH/NCC xử lý như sau:
  • Tại dòng Vật tư hàng hóa chưa có mã nhấn vào Xác nhận để mở màn hình xác nhận.

• • • • Kiểm tra xem Mã hàng/Tên hàng và ĐVT (hoặc cả 2) trên hóa đơn có tồn tại trên danh mục Vật tư hàng hóa hay chưa.
      • Nếu có rồi thì chọn hình thức xử lý Chọn mã có sẵn để ghép với mã hàng đã có trên phần mềm.
      • Nếu chưa có thì chọn hình thức xử lý Tạo mã mới. Anh/chị chọn Đánh lại mã VTHH hoặc Thêm ĐVT hàng loạt (hoặc thực hiện xử lý cả 2).
      • Sau đó nhấn Đóng.

• • Tại dòng Nhà cung cấp chưa có mã và nhấn Xác nhận để mở màn hình xác nhận. Kiểm tra Mã số thuế và tên nhà cung cấp (hoặc cả 2) trên hóa đơn có tồn tại trong danh mục Nhà cung cấp hay không, nếu không thì nhấn nút Xác nhận để phần mềm tự động thêm mới nhà cung cấp.

• Khi đã xử lý xong danh mục mã vật tư hàng hóa, mã nhà cung cấp, phần mềm hiển thị số lượng hóa đơn đủ điều kiện hạch toán, nhấn Xác nhận.

• Sau khi nhấn Xác nhận, phần mềm cho phép anh/chị tùy chọn các thông tin hạch toán trên chứng từ, cụ thể: Cách lấy tên mặt hàng khi lập chứng từ mua hàng muốn lấy theo tên hàng trên hóa đơn hay lấy theo tên hàng trên danh mục hàng hóa. Anh/chị có thể tích chọn Không hỏi lại lần sau sau đó nhấn Đồng ý. 

• Sau khi nhấn Đồng ý, phần mềm sẽ hiển thị tất cả các chứng từ mua hàng của các hóa đơn có đủ thông tin hạch toán. Anh/chị có thể chọn Cất chứng từ đang mở để lưu hóa đơn hiện đang mở, hoặc chọn Cất tất cả chứng từ để hệ thống tự động lập chứng từ hạch toán.

• Sau khi lập xong, kết quả số lượng hóa đơn đủ thông tin hạch toán hiển thị là 0.

Để kiểm tra và theo dõi lịch sử của từng vật tư hàng hóa, nhà cung cấp đã được thêm vào danh mục, anh/chị có thể thực hiện như sau:

• Vào phân hệ Mua hàng\tab Xử lý hóa đơn đầu vào\tại phần kết nối MISA Meinvoice nhấn vào biểu tượng ba chấm dọc (⁝) và chọn Bảng ghép mã.
• Tại đây phần mềm sẽ hiển thị danh sách các tên vật tư hàng hóa hoặc tên nhà cung cấp đã được xử lý trước đó. Tại cột Chức năng anh/chị có thể nhấn vào Xem lịch sử hoặc Sửa.

• • Khi nhấn Xem lịch sử: phần mềm sẽ mở form lịch sử ghép mã của vật tư, nhà cung cấp đó.
  • Khi nhấn Sửa: phần mềm sẽ mở form sửa để anh/chị chủ động chọn mã vật tư hàng hóa, mã nhà cung cấp khác. Sau khi hoàn thành việc sửa, hệ thống sẽ cập nhật kết quả vào bảng ghép mã và lưu thêm kết quả đã sửa vào lịch sử ghép mã.