Khi ghi sổ chứng từ báo “số chứng từ đã tồn tại” thì làm thế nào?

Bài viết hướng dẫn cách kiểm tra khi gặp thông báo “Số chứng từ <…..> đã tồn tại. Bạn có muốn chương trình tự động tăng số chứng từ không?” trên phần mềm AMIS Kế toán HKD.

Biểu hiện cụ thể: Khi ghi sổ chứng từ, phần mềm báo lỗi “Số chứng từ <…..> đã tồn tại. Nếu không tìm thấy số chứng từ <….>. Vui lòng thực hiện tính năng bảo trì số chứng từ. Xem hướng dẫn tại đây. Bạn có muốn chương trình tự động tăng số chứng từ không?”

Anh/chị kiểm tra theo các bước sau:

Bước 1: Tại danh sách chứng từ của loại chứng từ đang báo trùng, anh/chị tích Lọc để các điều kiện lọc là Tất cả, chọn khoảng thời gian rộng ra ví dụ lọc khoảng thời gian từ 01/01/200x đến 31/12/9990. Sau đó nhập số chứng từ tại ô tìm kiếm để kiểm tra xem đã có số chứng từ này chưa.

• Nếu có rồi thì anh/chị sửa lại số chứng từ đang cảnh báo trùng hoặc nhấn Có trên giao diện cảnh báo để phần mềm tăng số chứng từ tự động.
• Nếu không có thì anh/chị thực hiện tiếp bước 2.

Bước 2: Thực hiện bảo trì số chứng từ để phần mềm cập nhật dữ liệu mới nhất.

Anh/chị vào bánh răng (⚙) Các tiện ích và thiết lập\Tiện ích chọn chức năng Bảo trì dữ liệu. Chương trình hiển thị giao diện Bảo trì dữ liệu, tại đây anh/chị tích chọn chức năng Bảo trì số chứng từ. Chọn Loại chứng từ sau đó nhấn Thực hiện. 

Khi hoàn tất việc bảo trì số chứng từ, chương trình cũng sẽ hiển thị thông báo để anh/chị nắm được và thực hiện ghi sổ lại chứng từ báo lỗi trùng trước đó.

Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.