2. Nguyên nhân và cách xử lý
Khi cất chứng từ mua hàng, chi tiền mua ngoài có hoá đơn, …, phần mềm cảnh báo: “Có hóa đơn ở chứng từ này đã được kê khai trùng trên các chứng từ khác. Xem chi tiết hóa đơn bị trùng tại đây.”
2.1. Nguyên nhânTrên phần mềm AMIS Kế toán HKD, tại Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung\Khác, mục Cảnh báo khi nhập trùng hóa đơn đầu vào có 3 lựa chọn:
Cơ chế kiểm tra trùng hóa đơn đầu vào của phần mềm AMIS Kế toán HKD như sau: phần mềm sẽ đối chiếu các thông tin Mẫu số hoá đơn, Ký hiệu hoá đơn, Số hóa đơn, Tên người bán và Mã số thuế người bán (nhà cung cấp) trên các chứng từ khác nhau. => Trường hợp anh/chị lựa chọn Cảnh báo và có cho cất hoặc Cảnh báo và không cho cất ở mục Cảnh báo khi nhập trùng hóa đơn đầu vào thì nếu các thông tin được kê khai trùng nhau trên nhiều chứng từ đầu vào khác nhau thì phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo “Có hóa đơn ở chứng từ này đã được kê khai trùng trên các chứng từ khác. Xem chi tiết hóa đơn bị trùng tại đây.” Nguyên nhân hạch toán chứng từ mà trùng hóa đơn đầu vào thường do nhập nhiều lần một chứng từ, hoặc anh/chị sao chép/nhân bản từ chứng từ khác nhưng không chỉnh sửa thông tin hóa đơn. 2.2. Cách xử lýĐể xử lý cảnh báo trùng hoá đơn đầu vào, anh/chị thực hiện như sau: Bước 1: Tại giao diện cảnh báo, nhấn Tại đây. Hệ thống hiển thị Danh sách các hóa đơn trùng
Bước 2: Nhấn lần lượt vào Số chứng từ trong danh sách để mở và kiểm tra từng hóa đơn, xác định chứng từ đúng.
Lưu ý: Tại phần Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung\Khác, mục Cảnh báo khi nhập trùng hóa đơn đầu vào, anh/chị nên lựa chọn Cảnh báo và có cho cất hoặc Cảnh báo và không cho cất, không nên chọn “Không cảnh báo” để phần mềm phát hiện kịp thời việc kê khai trùng hoá đơn đầu vào, tránh sai sót khi hạch toán trên phần mềm. |
