Đối chiếu ngân hàng

• Để nhập khẩu sao kê ngân hàng, vào phân hệ Tiền gửi, tab Đối chiếu ngân hàng, nhấn Thêm kỳ đối chiếu.

• Tại giao diện Chọn tham số, chọn thông tin tài khoản ngân hàng/ví điện tử cần đối chiếu và nhấn Đồng ý.

• Nhấn Tải tệp mẫu để tải file excel về nhập dữ liệu, sau khi nhập liệu xong file excel thì nhấn Chọn tệp để tải lên và nhấn Tiếp tục.

• Tại bước ghép dữ liệu, chương trình sẽ tự động ghép các cột trên phần mềm với các cột tương ứng trên tệp dữ liệu excel. Đối với các cột chưa được ghép tự động, anh/chị có thể kiểm tra lại và chọn thủ công các cột trên dữ liệu. Sau đó nhấn Tiếp tục.

• Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trong chương trình và hiển thị thông báo. Đối với các thông tin Không hợp lệ, anh/chị cần kiểm tra nguyên nhân lỗi, xử lý và nhập khẩu lại file trước khi tiếp tục.

• Sau khi hoàn tất xử lý dữ liệu, đảm bảo tất cả các dòng dữ liệu đều hợp lệ, nhấn Lưu sao kê.

• Trong trường hợp nhấn Lưu sao kê khi vẫn tồn tại dòng giao dịch không hợp lệ, hệ thống hiển thị cảnh báo “Tồn tại dòng giao dịch không hợp lệ. Vui lòng kiểm tra và xử lý trước khi tiếp tục” và không cho phép thực hiện các bước tiếp theo. Anh/chị cần nhấn Đóng để xử lý các dòng không hợp lệ đó và nhập khẩu lại.

Lưu ý:

• Anh/chị có thể dùng file sao kê ngân hàng của ngân hàng để thực hiện nhập khẩu vào phần mềm nhưng trước khi nhập khẩu, cần kiểm tra lại dữ liệu, xử lý xóa các dòng không cần thiết trong sao kê, cụ thể là các dòng không có thông tin ngày phát giao dịch, số tiền thu/chi, các dòng diễn giải/ghi chú, …. Nếu không, khi nhập khẩu vào phần mềm sẽ báo lỗi.

• Đồng thời, khi nhập khẩu vào phần mềm, cần đảm bảo chọn sheet chứa dữ liệu đúng (trường hợp file excel có nhiều sheet).

=> Sau khi nhấn Lưu sao kê, hệ thống hiển thị thông báo nhập khẩu sao kê ngân hàng thành công, anh/chị nhấn:

• Nhấn Để sau: Phần mềm không thực hiện đối chiếu với phát sinh trên dữ liệu kế toán. Dữ liệu sao kê ngân hàng được lưu lại với trạng thái Chưa đối chiếu trên danh sách đối chiếu.
• Nhấn Lập kỳ đối chiếu: Tiến hành đối soát sao kê với phát sinh trên dữ liệu kế toán.

Chức năng này hỗ trợ đối soát sao kê ngân hàng và các chứng từ thanh toán tiền gửi, từ đó anh/chị có thể thực hiện xử lý chênh lệch.

• Khi nhấn Lập kỳ đối chiếu trên thông báo nhập khẩu sao kê thành công hoặc nhấn lập trên danh sách đối chiếu, tại kỳ đối chiếu có trạng thái Chưa đối chiếu, hệ thống hiển thị giao diện Đối chiếu sao kê với MISA AVA.

• Tại đây, anh/chị nhập Số dư đầu kỳ trên sao kê và nhấn vào biểu tượng ô vuông tích xanh ✅ ngay bên cạnh để lưu lại số liệu.

• Trường hợp số dư đầu kỳ/cuối kỳ thực tế tại ngân hàng và sổ kế toán không khớp, hệ thống sẽ hiển thị số tiền tại ô Chênh lệch số dư cuối kỳ. Đồng thời, ô số liệu tổng hợp sẽ chuyển sang màu đỏ.

Lưu ý: Trường hợp anh/chị nhấn đóng giao diện Đối chiếu sao kê khi dữ liệu chưa khớp ngay tại bước này, hệ thống hiển thị cảnh báo “Bảng đối chiếu chưa khớp, bạn có muốn xác nhận kỳ đối chiếu không?“

• • Nhấn Không: Giữ nguyên tại giao diện đối chiếu sao kê.
  • Nhấn Có: Lưu lại kỳ đối chiếu với trạng thái Chưa khớp.

Các chỉ tiêu trên bảng đối chiếu như sau:

• Kỳ đối chiếu: Là khoảng thời gian phát sinh các giao dịch trên file sao kê ngân hàng. Ví dụ: trên file sao kê ngân hàng nhập khẩu vào có phát sinh từ ngày 01/09/2026 đến ngày 20/09/2026 thì kỳ đối chiếu tương ứng với phát sinh dữ liệu kế toán cũng tính trong khoảng thời gian này.
• Số dư đầu kỳ trên sổ tiền gửi: là số dư đầu kỳ tiền gửi của kỳ đối chiếu trên dữ liệu kế toán
• Số dư đầu kỳ trên sao kê: là số dư anh/chị tự nhập vào
• Số dư cuối kỳ trên sổ tiền gửi: là số dư cuối kỳ tiền gửi của kỳ đối chiếu trên dữ liệu kế toán
• Số dư cuối kỳ trên sao kê = Số dư dầu kỳ trên sao kê + Tổng thu trên sao kê – Tổng chi trên sao kê
• Chênh lệch số dư đầu kỳ = Số dư đầu kỳ trên sổ tiền gửi – Số dư đầu kỳ trên sao kê
• Chênh lệch số dư cuối kỳ = Số dư cuối kỳ trên sổ tiền gửi – Số dư cuối kỳ trên sao kê

Phần mềm tự động đối chiếu tất cả các chứng từ thu/chi tiền gửi phát sinh trong kỳ đối chiếu trên dữ liệu kế toán với phát sinh trên sao kê theo từng ngày, theo từng nghiệp vụ thu riêng, chi riêng. Ngày nào có chênh lệch, phần mềm sẽ thể hiện số tiền chênh lệch ở cột Chênh lệch.

Đồng thời chi tiết đối chiếu các chứng từ phát sinh sẽ nằm trong mục Chi tiết ghép giao dịch. Anh/chị nhấn Chi tiết ghép giao dịch để mở giao diện chi tiết ghép giao dịch.

Cụ thể các phần trong mục ghép giao dịch như sau:

A. Tab Đã khớp

Hiển thị các cặp chứng từ giữa sổ kế toán với sao kê khớp nhau.

Quy tắc tự động ghép giao dịch: 

• Kiểm tra ngày phát sinh và Số tiền:
  •  Nếu trong cùng một ngày phát sinh, chỉ có 1 chứng từ có số tiền khớp với sao kê, phần mềm ưu tiên tự động ghép cặp 1-1, có nghĩa là 1 sao kê và 1 chứng từ.
  • Trường hợp cùng một ngày, có nhiều chứng từ trên dữ liệu kế toán mà tổng tiền khớp với 1 giao dịch sao kê hoặc ngược lại 1 chứng từ có số tiền khớp với nhiều giao dịch sao kê, phần mềm cũng tự động ghép cặp 1- nhiều, có nghĩa là 1 sao kê và nhiều chứng từ hoặc 1 chứng từ và nhiều sao kê.
• Nếu có nhiều chứng từ cùng ngày và cùng số tiền, phần mềm kiểm tra tiếp nội dung Diễn giải/Nội dung giao dịch.
• Nếu có nhiều tập hợp cặp thỏa mãn, mỗi cặp bao gồm nhiều chứng từ trên dữ liệu kế toán có tổng tiền khớp với 1 giao dịch sao kê hoặc ngược lại 1 chứng từ có số tiền khớp với nhiều giao dịch sao kê thì phần mềm ưu tiên kiểm tra và đối chiếu theo Diễn giải. Khi cộng tổng số tiền của các giao dịch trên sao kê, phần mềm sẽ thực hiện cộng lần lượt theo thứ tự thời gian giao dịch phát sinh.

Trường hợp phát hiện nhầm lẫn, anh/chị hoàn toàn có thể chủ động nhấn Hủy liên kết để hủy ghép cặp và đưa giao dịch sang tab Chưa khớp.

B. Tab Chưa khớp

Hệ thống hiển thị danh sách các dòng sao kê và chứng từ kế toán chưa được đối soát. Anh/chị tiến hành rà soát và đối chiếu từng giao dịch bằng cách tích chọn chứng từ kế toán tiền gửi và chọn giao dịch trên sao kê ngân hàng tương ứng.

• Với các dòng có chênh lệch, hệ thống hiển thị số liệu chênh lệch cụ thể. Anh/chị cần điều chỉnh lại chứng từ kế toán (khuyến khích bỏ ghi và sửa chứng từ có số liệu chênh lệch) để tiếp tục.

• Với các dòng chênh lệch = 0, nhấn Khớp giao dịch. Khi khớp thành công, giao dịch sẽ tự động được chuyển sang tab Đã khớp.

Đối với các giao dịch trên sao kê ngân hàng chưa được hạch toán vào sổ kế toán, anh/chị có thể sinh nhanh chứng từ thu/chi tiền gửi tại tab Chưa khớp.

• Tại dòng giao dịch cần lập chứng từ, nhấn Lập chứng từ tương ứng tại cột Chức năng (ví dụ: phiếu thu, ủy nhiệm chi).
• Ngoài ra, phần mềm cho phép anh/chị lập hàng loạt chứng từ bằng cách tích chọn nhiều dòng giao dịch sao kê chưa khớp và chọn chức năng lập loại chứng từ tương ứng, ví dụ Lập phiếu thu.

• Hệ thống mở màn hình lập chứng từ thu tiền của các dòng giao dịch đã chọn. Anh/chị kiểm tra và chỉnh sửa thông tin trên danh sách, sau đó nhấn Cất chứng từ đang mở hoặc Cất tất cả các chứng từ.

Lưu ý: Sau khi cất chứng từ thành công, hệ thống sẽ tự động ghép khớp chứng từ mới lập với dòng sao kê tương ứng và chuyển cặp giao dịch này sang tab Đã khớp.

Lưu ý:

• Trường hợp anh/chị đang thực hiện chọn giao dịch trên sổ kế toán tiền gửi và sao kê ngân hàng ở tab Chưa khớp để thực hiện khớp giao dịch, chưa thực hiện khớp xong nhưng đã nhấn Đóng, hệ thống hiển thị cảnh báo “Chưa hoàn tất khớp giao dịch. Vui lòng hoàn tất khớp giao dịch trước khi xác nhận kỳ đối chiếu”.

• Trường hợp tích chọn cả giao dịch thu tiền và chi tiền tại bảng sao kê ngân hàng/sổ tiền gửi, hệ thống hiển thị cảnh báo “Phần mềm không hỗ trợ chọn cả giao dịch thu và chi. Vui lòng kiểm tra lại”. Anh/chị cần ghép đúng chứng từ thu tiền gửi với giao dịch thu tiền trên sao kê, chứng từ chi tiền gửi với giao dịch chi tiền trên sao kê.