Cải tiến khoản mục chi phí và các chứng từ ghi nhận chi phí

Tại phân hệ Danh mục\Khác\Khoản mục chi phí, phần mềm bổ sung nhóm khoản mục mặc định CPSXGT – Chi phí phục vụ sản xuất – tính giá thành, bao gồm:

• CPNVLGT: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
• CPNCGT: Chi phí nhân công.
• CPCGT: Chi phí dùng chung cho sản xuất.
  • CPVLDCGT: Chi phí vật liệu, dụng cụ sản xuất.
  • CPKHGT: Chi phí khấu hao TSCĐ.
  • CPKGT: Chi phí khác.

Lưu ý:

• Cách khoản mục chi phí mặc định sẵn trên phần mềm thì không được sửa/xóa và chỉ phục vụ việc tính giá thành trên phần mềm. Các chi phí không phục vụ việc tính giá thành thì không được chọn đến nhóm khoản mục chi phí này.
• Anh/chị hoàn toàn có thể thêm các chi phí khác thuộc nhóm CPSXGT: Chi phí phục vụ sản xuất – tính giá thành theo nhu cầu quản trị của đơn vị.
• Trên các chứng từ hạch toán chi phí, chỉ khi nào tích vào ô Chi phí sản xuất trên giao diện nhập liệu chứng từ thì mới chọn được các khoản mục chi phí thuộc nhóm CPSXGT này.

Bổ sung 2 trường Chi phí sản xuất và Thành phẩm trên các loại chứng từ sau:

• Tiền mặt:
  • Phiếu chi loại chi mua ngoài có hóa đơn.
  • Phiếu chi loại chi khác.
• Tiền gửi:
  • Ủy nhiệm chi loại chi mua ngoài có hóa đơn.
  • Ủy nhiệm chi loại chi khác.
• Mua hàng:
  • Chứng từ mua hàng trong nước không qua kho.
  • Chứng từ trả lại hàng mua loại không tích chọn trả lại hàng trong kho.
  • Chứng từ giảm giá hàng mua loại không tích chọn giảm giá trị hàng nhập kho.
• Kho:
  • Phiếu xuất kho loại sản xuất
  • Phiếu xuất kho loại khác.
  • Phiếu nhập kho loại khác.

Để đánh dấu một dòng chi phí là chi phí sản xuất:

• Mở chứng từ cần lập hoặc chỉnh sửa.
• Tại bảng Hạch toán hoặc Hàng tiền, xác định dòng chi phí cần phân loại và tích chọn Chi phí sản xuất.
• Chọn Khoản mục CP thuộc nhóm CPSXGT: Chi phí phục vụ sản xuất – tính giá thành

Lưu ý:

• Khi tích chọn ô Chi phí sản xuất, hệ thống chỉ cho phép chọn các khoản mục thuộc nhóm CPSXGT.
• Nếu bỏ chọn ô Chi phí sản xuất, hệ thống chỉ cho phép chọn các khoản mục chi phí không thuộc nhóm CPSXGT.
• Cột Thành phẩm cho phép anh/chị xác định chi phí phát sinh liên quan trực tiếp và duy nhất đến 1 thành phẩm.

• • Nếu chi phí này là chi phí trực tiếp để sản xuất cho 1 thành phẩm thì anh/chị nhấn vào mũi tên đi xuống tại cột Thành phẩm và chọn đến mã thành phẩm đó. Danh sách chỉ hiển thị các mặt hàng có tính chất Thành phẩm và trạng thái Đang sử dụng.
  • Nếu chi phí này là chi phí chung để sản xuất cho nhiều thành phẩm trong kỳ, không phải là chi phí chỉ sản xuất cho 1 thành phẩm thì anh/chị để trống cột Thành phẩm, chỉ tích chọn Chi phí sản xuất để chọn khoản mục chi phí sản xuất giá thành.

Ngoài ra, phần mềm có bổ sung ràng buộc khi chọn Đơn đặt hàng. Trên giao diện nhập liệu Đơn đặt hàng, phần mềm bổ sung nút tích Tính giá thành để xác định việc tính giá thành theo đơn đặt hàng. (Lưu ý: Tính giá thành theo đơn đặt hàng – Tính năng đang phát triển)

Trên giao diện nhập liệu chứng từ, tại cột Đợt đặt hàng, anh/chị chọn đơn đặt hàng cần theo dõi chi phí tương ứng. Phầm mềm sẽ hiển thị danh sách đơn đặt hàng, thể hiện thông tin: Số đơn hàng, Ngày đơn hàng, Khách hàng và Tính giá thành. Đơn hàng được chọn tính giá thành sẽ hiển thị biểu tượng tích ✔. Đơn hàng không được chọn sẽ để trống.

Lưu ý:

• Trường Đơn đặt hàng không bắt buộc nhập. Trên các chứng từ có trường Đơn đặt hàng, hệ thống chỉ hiển thị danh sách các đơn đặt hàng có trạng thái:
  • Chưa thực hiện.
  • Đang thực hiện.
• Không được chọn đồng thời 2 thông tin: Thành phẩm và Đơn hàng mà có tích chọn Tính giá thành, vì đã tính giá thành đơn hàng thì không cần nhập kho thành phẩm. Nếu chọn đồng thời Thành phẩm và Đơn đặt hàng có tính giá thành, hệ thống hiển thị cảnh báo: “Không được chọn đồng thời Thành phẩm và Đơn đặt hàng có: Tính giá thành với các dòng chi phí sản xuất.“

Anh/chị tham khảo chi tiết các bước nhập khẩu dữ liệu từ file Excel tại đây.

Lưu ý: Khi nhập khẩu chứng từ mua hàng, chi tiền mặt/tiền gửi,… từ excel, tại bước 1:Chọn tệp nguồn, anh/chị chọn tải tệp mẫu đầy đủ để nhập khẩu, phần mềm đã tự động bổ sung các trường Chi phí sản xuất và Mã thành phẩm.

2 cột này trên tệp dữ liệu mẫu sẽ được ghép với cột tương ứng trên phần mềm ở bước 2. Trường hợp ở bước ghép dữ liệu không thấy 2 cột này, anh/chị nhấn biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên Ẩn/ hiện thông tin để tích hiển thị.