Bảo trì dữ liệu và bảo trì số chứng từ

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách thực hiện bảo trì dữ liệu và bảo trì số chứng từ trên phần mềm nhằm đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của dữ liệu kế toán.

Bảo trì dữ liệu: Chức năng này sẽ tiến hành bỏ ghi sổ các chứng từ đang ghi sổ và ghi sổ lại chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.
Bảo trì số chứng từ: Chức năng này sẽ thực hiện rà soát lại các số chứng từ đã lập, tìm kiếm và liệt kê các chứng từ đang trùng số trong dữ liệu.

2. Các bước thực hiện

2.1 Bảo trì dữ liệu

Bước 1: Vào bánh răng (⚙) Các tiện ích và thiết lập\Tiện ích chọn chức năng Bảo trì dữ liệu.

Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện Bảo trì dữ liệu, tại đây anh/chị tích chọn chức năng Bảo trì dữ liệu:

Chọn khoảng thời gian thực hiện bảo trì tại mục Kỳ báo cáo
Nếu cần ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ: tích chọn mục Ghi sổ các chứng từ chưa ghi sổ.

Bước 3: Nhấn Thực hiện. Quá trình bảo trì dữ liệu sẽ phụ thuộc vào độ lớn của dữ liệu kế toán. Chương trình sẽ hiển thị thông báo cho anh/chị khi bắt đầu thực hiện việc bảo trì.

Bước 4: Kiểm tra kết quả bảo trì dữ liệu

Chương trình sẽ hiển thị thông báo cho anh/chị khi bắt đầu thực hiện việc bảo trì và khi quá trình bảo trì dữ liệu hoàn tất để anh/chị nắm được.
Trong trường hợp có phát sinh những chứng từ ghi sổ không thành công, để xem danh sách những chứng từ đó anh/chị nhấn vào Xem chi tiết.

Chương trình hiển thị giao diện danh sách các chứng từ không thực hiện ghi sổ được và nguyên nhân để anh/chị xử lý.

2.2. Bảo trì số chứng từ

Bước 1: Vào bánh răng (⚙) Các tiện ích và thiết lập\Tiện ích chọn chức năng Bảo trì dữ liệu.

Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện Bảo trì dữ liệu, tại đây anh/chị tích chọn chức năng Bảo trì số chứng từ. Chọn Loại chứng từ sau đó nhấn Thực hiện.