Bổ sung thông tin Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, Số CCCD, Hộ chiếu để phát hành hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Bài viết này giúp làm rõ quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP về việc bổ sung thông tin người mua trên hóa đơn điện tử, bao gồm mã đơn vị có quan hệ với ngân sách, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu.

Theo quy định tại mục 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

“4. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh (tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn là mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, đặc khu, tỉnh, thành phố xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp;

b) Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (đối với người mua là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng); trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại điểm 9 Phụ lục này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua.

Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế..”

Như vậy, bổ sung thêm thông tin người mua trên hóa đơn điện tử:

• Đối với tổ chức, đơn vị có cung cấp thông tin mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách nhà nước: Trên hóa đơn cần ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.
• Đối với người mua là người tiêu dùng cung cấp thông tin: người tiêu dùng cung cấp số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện số định danh cá nhân. Người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu.

Trên phần mềm AMIS Kế toán HKD đáp ứng bổ sung các trường thông tin Mã ĐVCQHVNS (Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách), Số CCCD, Số hộ chiếu trong danh mục khai báo đối tượng và trên giao diện hạch toán chứng từ, cụ thể như sau:

• Bổ sung trường Mã ĐVCQHVNS (Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách) khi khai báo Khách hàng/Nhà cung cấp và chọn loại là tổ chức, ví dụ: cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức công lập như trường học, bệnh viện, ….

• Bổ sung trường Số hộ chiếu khi khai báo Khách hàng/Nhà cung cấp là cá nhân hoặc khi khai báo nhân viên.

• Bổ sung trường Mã ĐVCQHVNS (Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách), Số CCCD, Số hộ chiếu trên giao diện lập hóa đơn để phát hành hóa đơn có các thông tin này, cụ thể:
  • Mã ĐVCQHNS được dùng khi khách hàng là cơ quan nhà nước.
  • Số CCCD được dùng khi khách hàng là cá nhân và khách hàng có cung cấp thông tin này.
  • Số hộ chiếu được dùng khi khách hàng là người nước ngoài.

Lưu ý:

• Trường hợp không thấy các thông tin này trên chứng từ, anh/chị nhấn vào biểu tượng bánh răng (⚙) Tùy chỉnh giao diện, tích chọn các thông tin ở tab Thông tin bổ sung và nhấn Cất.

• Trên mẫu hóa đơn điện tử của anh/chị nếu chưa có các thông tin CCCD của người mua, Mã ĐVCQHVNS (Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách), Số hộ chiếu thì thực hiện sửa mẫu theo hướng dẫn tại đây.