Đánh lại số chứng từ

Mục lục

1. Tổng quan

Khi phát sinh việc sửa, xóa chứng từ hay thêm mới chứng từ vào trước ngày của chứng từ đã lập sẽ làm cho các số chứng từ cùng loại không được đánh theo quy tắc liên tục như đã thiết lập tại Các tiện ích và thiết lập\ Tùy chọn\ Quy tắc đánh số CT, chương trình cho phép đánh lại số chứng từ liên tục đồng thời thiết lập lại các quy tắc đánh số chứng từ (nếu cần).

Hướng dẫn các bước đánh lại số chứng từ trên phần mềm, cách thiết lập quy tắc đánh số chứng từ theo nhu cầu trong trường hợp muốn đánh số chứng từ theo tháng hoặc theo năm.

2. Các bước thực hiện

Để thực hiện đánh lại số chứng từ, anh/chị thao tác như sau:

Bước 1: Vào bánh răng (⚙) Các tiện ích và thiết lập, chọn Đánh lại số chứng từ:

Bước 2: Tại giao diện Đánh lại số chứng từ, chọn Loại chứng từ và Khoảng thời gian cần đánh lại số chứng từ

Bước 3: Tại mục Quy tắc đánh số chứng từ, chương trình hiển thị quy tắc đánh số chứng đã được thiết lập tại Các tiện ích và thiết lập \Tùy chọn\Quy tắc đánh số CT.

Anh/Chị có thể thiết lập lại Quy tắc đánh số chứng từ (nếu cần) theo hướng dẫn dưới đây:
- Số chứng từ bao gồm các bộ phận sau: Tiền tố + Phần số + Hậu tố.
- Trong đó:
  - Tiền tố: Phần chữ cố định đứng trước, dùng để nhận biết loại chứng từ (ví dụ: PT là phiếu thu, PC là phiếu chi). Đây là phần cố định không thay đổi ở các số chứng từ.
  - Phần số: Phần số tăng dần theo từng chứng từ dựa trên quy tắc, được thiết lập theo:
    - Giá trị bắt đầu phần số: số đầu tiên được đánh lại.
    - Tổng số ký tự phần số: số lượng số cố định của phần số.

- - Hậu tố: Phần chữ hoặc số cố định đứng sau (không bắt buộc), thường dùng để phân nhóm theo bộ phận, kỳ…Đây là phần cố định không thay đổi ở các số chứng từ.

- - Ví dụ: Thiết lập Tiền tố: PT Giá trị bắt đầu phần số: 7 Tổng số ký tự phần số: 5 Không thiết lập hậu tố Kết quả số chứng từ: PT00007

Bước 4: Nhấn Đánh lại số chứng từ

Sau khi chương trình đánh lại số chứng từ xong sẽ có thông báo hoàn thành cập nhập số chứng từ mới ở hình quả chuông.

Lưu ý: Số chứng từ mới đầu tiên sẽ được lấy theo giá trị được nhập tại mục Giá trị bắt đầu phần số.

Xem thêm ví dụ chi tiết theo từng trường hợp:

Ví dụ 1: Anh/Chị muốn đánh số Phiếu thu để phân biệt được Phiếu thu của từng tháng.

Trong tháng 01, anh/chị muốn đánh số phiếu thu bắt đầu theo cấu trúc PT00001/T01 (Phiếu thu số 00001 của tháng 01); Số phiếu thu tiếp theo là PT00002/T01(Phiếu thu số 00002 của tháng 01)… thì Lọc chứng từ của tháng 01 sau đó thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:

Sang tháng 02, anh/chị lọc chứng từ của tháng 02 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ tương tự như trên:

Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.

Ví dụ 2: Anh/chị muốn đánh số phiếu thu để phân biệt được phiếu thu của từng tháng và từng chi nhánh

Trong tháng 01, anh/chị muốn đánh số phiếu thu bắt đầu theo cấu trúc PTT01/00001_HP (Phiếu thu trong tháng 1, số chứng từ 00001 của chi nhánh Hải Phòng); Số phiếu thu tiếp theo là PT-T01/00002_HP (Phiếu thu trong tháng 1, số chứng từ 00002 của chi nhánh Hải Phòng)…thì Lọc chứng từ của tháng 01 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:

Sang tháng 02, anh/chị lọc chứng từ của tháng 02 và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ tương tự như trên:

Thực hiện tương tự với các tháng còn lại.

Ví dụ 3: Muốn đánh số Phiếu thu theo cấu trúc PT00001, PT00002… liên tục trong 1 năm thì Lọc chứng từ của cả năm và thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau: