2. Các bước thực hiện
Cách khai báo danh mục khách hàng như sau:
Bước 1: Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng.
Bước 2: Nhấn Thêm.
Bước 3: Khai báo thông tin khách hàng:
-
- Lựa chọn khách hàng cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
- Tích chọn Là nhà cung cấp, nếu đối tượng khai báo vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Khi đó, thông tin đối tượng sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu trên cả danh sách khách hàng lẫn danh sách nhà cung cấp.
- Nhập Mã số thuế của khách hàng, chương trình tự động hiển thị thông tin khách hàng theo dữ liệu của cơ quan thuế để chọn lấy thông tin (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
- Khai báo các thông tin bắt buộc (có ký hiệu *): Mã Khách hàng, Tên khách hàng.
- Khai báo các thông tin chi tiết khác (nếu cần): Địa chỉ, Điện thoại (SĐT của khách hàng ), Nhóm khách hàng,…..
-
- Khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ và quản lý Công nợ với khách hàng (nếu cần) tại các tab: Thông tin liên hệ, Điều khoản thanh toán, Tài khoản ngân hàng, Địa chỉ khác, Ghi chú,…
Lưu ý: Trong nhóm Thông tin liên hệ nên thiết lập thông tin người nhận hóa đơn và email người nhận để khi gửi hóa đơn sẽ gửi theo thông tin này, giúp cho việc gửi hóa đơn được gửi đến đúng người nhận, trường hợp với khách hàng là tổ chức, muốn mặc định thông tin Người mua hàng khi xuất hóa đơn thì anh/chị khai báo vào mục Người liên hệ.
Bước 4: Nhấn Cất. Nếu muốn vừa lưu khách hàng đang khai báo và đồng thời thêm mới đối tượng khác, chọn Cất và Thêm.
Lưu ý:
- Nhấn Sửa nếu muốn thay đổi lại thông tin khách hàng đã khai báo.
- Với các khách hàng không có nhu cầu theo dõi nữa, sử dụng chức năng Ngừng sử dụng. Sau khi ngừng sử dụng, khách hàng này vẫn có trên danh sách khách hàng, tuy nhiên, khi lập chứng từ mới, sẽ không hiển thị khách hàng này để chọn nữa.
- Để xuất khẩu danh sách khách hàng ra file excel, nhấn chọn chức năng Xuất ra Excel.
- Cột chức năng sẽ hiển thị: Thu tiền, Lập CT bán hàng, …. tùy theo tình trạng công nợ của khách hàng:
- Nếu khách hàng đã phát sinh công nợ, hệ thống hiển thị chức năng Thu tiền để thực hiện thu khoản tiền khách hàng còn nợ.
- Nếu khách hàng chưa phát sinh công nợ hoặc công nợ hiện tại bằng 0, hệ thống hiển thị chức năng Lập CT bán hàng để lập chứng từ bán hàng cho khách hàng.