2. Các bước thực hiện
Để nhập khẩu chứng từ mua hàng, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua từ excel, anh/chị làm theo các bước sau:
Bước 1: Trên phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng hóa, dịch vụ, tại nút chức năng Thêm chứng từ mua hàng, nhấn vào biểu tượng mũi tên (▼) và chọn Nhập từ excel.
Phần mềm hiển thị giao diện Nhập mua hàng trong nước từ excel.
Bước 2: Tại bước Chọn tệp nguồn, mục Loại chứng từ nhấn biểu tượng mũi tên (▼) để chọn loại chứng từ mua hàng cần lập.
- Tại mục Gợi ý, phần mềm gợi ý 2 mẫu tệp là tệp mẫu cơ bản và tệp mẫu đầy đủ. Anh/chị chọn một trong 2 mẫu tùy theo nhu cầu.
Lưu ý: Nếu muốn nhập nhiều thông tin hơn, anh/chị có thể tải mẫu đầy đủ hoặc tự thêm các cột trên mẫu cơ bản. - Khi nhấn Tải tệp mẫu cơ bản/ đầy đủ, chương trình tự động tải xuống tệp excel trong đó có hướng dẫn chi tiết. Anh/chị làm theo hướng dẫn để nhập các dữ liệu vào tệp excel.
Bước 3: Sau khi hoàn thành tệp dữ liệu excel, anh/chị tải tệp excel cần nhập khẩu vào ô tương ứng.
- Phần mềm sẽ đọc dữ liệu trên tệp excel được tải lên thông qua việc tìm sheet chứa dữ liệu và số thứ tự dòng tiêu đề.
- Nếu tệp tải lên có nhiều sheet chứa dữ liệu, anh/chị nhấn vào biểu tượng mũi tên (▼) để chọn đúng sheet muốn tải dữ liệu lên.
Bước 4: Nhấn Tiếp tục, chương trình chuyển sang bước Ghép dữ liệu.
- Tại đây, anh/chị chọn các thông tin cần lấy từ tệp excel lên chứng từ (trừ các thông tin mặc định).
- Sau đó nhấn Tiếp tục để sang bước kiểm tra dữ liệu.
Bước 5: Kiểm tra dữ liệu
- Trường hợp có dòng không hợp lệ, anh/chị ấn Tải tệp kiểm tra về máy chỉnh sửa lại và thực hiện nhập khẩu lại.
- Khi dữ liệu trên tệp excel đã hợp lệ, phần mềm sẽ thông báo số dòng dữ liệu hợp lệ và 0 dòng dữ liệu không hợp lệ.
Bước 6: Chọn Nhập dữ liệu
- Chương trình thông báo dữ liệu đã nhập thành công.
- Nhấn Đóng
Bước 7: Các chứng từ được nhập từ excel sẽ hiển thị tại danh sách chứng từ tương ứng ở trạng thái chưa ghi sổ, anh/chị thực hiện ghi sổ để cập nhật số liệu vào báo cáo.
