Thiết lập đồng bộ dữ liệu Danh mục từ MISA eShop V2 về phần mềm AMIS Kế toán HKD

Để thiết lập quy tắc đồng bộ dữ liệu danh mục hàng hóa, dịch vụ từ MISA eShop V2 về AMIS Kế toán HKD, thực hiện theo các bước: 

Bước 1: Chọn cách quản lý thuộc tính

• Mỗi thuộc tính là một mã quy cách: Áp dụng khi HKD có theo dõi vật tư hàng hóa theo mã quy cách tại mục Hệ thống\Tùy chọn. Khi đó, các thuộc tính như size và màu sắc sẽ được xem là Mã quy cách của sản phẩm.

  Ví dụ: Áo sơ mi màu đen size S và Áo sơ mi màu đen size M cùng theo dõi trên mã hàng Áo sơ mi => Sẽ có mã quy cách size là S/M và mã quy cách màu là Đen.

• Mỗi thuộc tính chi tiết là một mặt hàng: Áp dụng khi HKD không theo dõi vật tư hàng hóa theo mã quy cách. Khi đó, mỗi thuộc tính khác nhau (size, màu sắc…) sẽ tương ứng với một mã hàng riêng.

  Ví dụ: Áo sơ mi màu đen size S và Áo sơ mi màu đen size M sẽ tương ứng với 2 mã hàng khác nhau.

Bước 2: Lựa chọn tự động ghép hàng hóa khi có trùng thông tin:

• Mã hàng: Mặc định
• Tên hàng: có thể tích chọn hoặc không

• Có thể tích chọn Tự động thêm mới hàng hóa chưa có trong danh mục, hoặc bỏ qua nếu không muốn thêm mới tự động.

Lưu ý: Đồng bộ mặt hàng combo từ MISA eShop V2

Khi đồng bộ chứng từ có chứa mặt hàng combo (đơn bán hàng, đơn đổi trả/hủy, hóa đơn điều chỉnh) từ MISA eShop V2, hệ thống thực hiện lất cả mặt hàng combo và các mặt hàng chi tiết của combo với danh mục hàng hóa, dịch vụ trên AMIS Kế toán HKD theo các quy tắc đã thiết lập tại Bước 1 và Bước 2 nêu trên.

Hệ thống đồng bộ chứng từ thành công khi mặt hàng combo thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Tính chất: Cùng tính chất combo ở cả hai phần mềm.
• Khớp mặt hàng combo cha: Mặt hàng combo (mặt hàng cha) khớp với mặt hàng combo trên AMIS Kế toán HKD theo thông tin liên kết đã thiết lập (Mã, hoặc Mã và Tên).
• Khớp mặt hàng con chi tiết trong combo: Các mặt hàng chi tiết của combo khớp với mặt hàng chi tiết đã khai báo trên AMIS Kế toán HKD về Mã, hoặc Mã và Tên (theo thiết lập), Số lượng và Đơn vị tính.
• Khớp thiết lập giá bán: Thiết lập giá bán của combo khớp nhau giữa hai phần mềm. (Cụ thể: nếu trên MISA eShop V2 tích chọn “Xuất hóa đơn VAT theo hàng hóa thành phần” thì mặt hàng combo trên AMIS Kế toán HKD phải thiết lập giá bán là tổng giá bán của các mặt hàng chi tiết; ngược lại, nếu không tích chọn thì mặt hàng combo trên AMIS Kế toán HKD phải thiết lập giá bán là giá bán khai báo cho từng combo).

Khi phát sinh lỗi không thỏa mãn điều kiện, phần mềm sẽ thông báo chi tiết các vấn đề phát sinh để anh/chị kiểm tra và điều chỉnh lại thiết lập.

Để thiết lập quy tắc ghép kho hàng giữa chứng từ của eShop V2 và danh mục kho của AMIS Kế toán HKD, thực hiện theo các bước:

Bước 1: Tích chọn hoặc không chọn Tự động thêm mới kho khi chưa có trên danh mục. Nếu tích chọn phần mềm sẽ tự động tạo mới kho trên AMIS Kế toán HKD khi phát hiện kho chưa tồn tại.

Bước 2: Lựa chọn tự động liên kết kho có trùng thông tin

• Mã kho: Mặc định
• Tên kho: có thể tích chọn hoặc không

Để thiết lập quy tắc đồng bộ tài khoản ngân hàng để thực hiện đồng bộ các nghiệp vụ thu, chi qua ngân hàng, thực hiện theo các bước:

Bước 1: Chương trình mặc định tích chọn Tự động liên kết tài khoản ngân hàng có trùng thông tin Số tài khoản. Anh/Chị có thể tích chọn thêm Tên ngân hàng (Nếu có nhu cầu)

Bước 2: Trường hợp tài khoản ngân hàng ở 2 phần mềm không trùng nhau, Anh/Chị thiết lập Tự động thêm mới tài khoản ngân hàng chưa có trên danh mục. Khi đó, phần mềm sẽ tự động thêm tài khoản mới vào danh mục và thực hiện liên kết bình thường.

Để thiết lập quy tắc ghép thông tin nhân viên giữa hai phần mềm để đồng bộ danh sách nhân sự thống nhất, thực hiện theo các bước:

Bước 1: Tự động liên kết nhân viên có trùng thông tin sau:

• Mã (Chương trình ngầm định bắt buộc): Nếu Mã nhân viên trên MISA eShop trùng với Mã nhân viên trên AMIS Kế toán HKD, hệ thống sẽ mặc định nhân viên này đã tồn tại => anh/chị không cần khai báo bổ sung mà vẫn có thể lấy chứng từ chứa nhân viên này từ MISA eShop về.
• Tên, Số điện thoại, Email : Nếu tích chọn, hệ thống yêu cầu Mã, Tên nhân viên, Số điện thoại, Email trên MISA eShop phải trùng hoàn toàn với Mã, Tên nhân viên, Số điện thoại, Email trên AMIS Kế toán HKD thì mới được coi là đã tồn tại => Với nhân viên không thỏa điều kiện trên, để lấy được chứng từ về, anh/chị cần:
  • Tự khai báo bổ sung nhân viên trên AMIS Kế toán HKD.
  • hoặc Tích chọn tùy chọn Tự động thêm mới nhân viên chưa có trong danh mục.

Bước 2: Tự động thêm mới nhân viên chưa có trong danh mục: Khi tích chọn, nếu nhân viên trên chứng từ từ MISA eShop không thỏa điều kiện liên kết theo Mã\Tên\Số điện thoại\Email, hệ thống sẽ tự động thêm tài khoản đó vào Danh mục nhân viên trên AMIS Kế toán HKD.

Để thiết lập quy tắc ghép thông tin khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao hàng giữa hai phần mềm, thực hiện theo các bước:

Bước 1: Tự động liên kết đối tượng có trùng thông tin sau:

• Mã (Chương trình ngầm định bắt buộc): Nếu Mã KH\NCC\Đối tác giao hàng trên MISA eShop trùng với Mã KH\NCC\Đối tác giao hàng trên AMIS Kế toán HKD, hệ thống sẽ mặc định đối tượng này đã tồn tại => anh/chị không cần khai báo bổ sung mà vẫn có thể lấy chứng từ chứa KH\NCC\Đối tác giao hàng này từ MISA eShop về.
• Tên: Nếu tích chọn, hệ thống yêu cầu Mã, Tên KH\NCC\Đối tác giao hàng trên MISA eShop phải trùng hoàn toàn với Mã, Tên KH\NCC\Đối tác giao hàng trên AMIS Kế toán HKD thì mới được coi là đã tồn tại => Với KH\NCC\Đối tác giao hàng không thỏa điều kiện trên, để lấy được chứng từ về, anh/chị cần:
  • Tự khai báo bổ sung KH\NCC\Đối tác giao hàng trên AMIS Kế toán HKD.
  • hoặc Tích chọn tùy chọn Tự động thêm mới KH\NCC\Đối tác giao hàng chưa có trong danh mục (mục bên dưới).

Bước 2: Tự động thêm mới KH\NCC\Đối tác giao hàng chưa có trong danh mục: Khi tích chọn, nếu KH\NCC\Đối tác giao hàng trên chứng từ từ MISA eShop không thỏa điều kiện liên kết theo Mã\Tên, hệ thống sẽ tự động thêm đối tượng đó vào Danh mục KH\NCC (Đối tác giao hàng sẽ được thêm vào danh mục Khách hàng) trên AMIS Kế toán HKD.