2. Các bước thực hiện
Để khai báo các khoản mục chi phí (KMCP), anh/chị thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Vào Danh mục\Khác\Khoản mục chi phí:
Danh mục KMCP đã được chuẩn hóa và gom nhóm lại theo bản chất chi phí. Chi tiết như sau:
- CPCK: Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh
- CPDVMN: Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điẹn thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng
- CPKHTSCĐ: Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (nếu có)
- CPLV: Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế. Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng không vượt quá mức quy định tại Bộ luật dân sự
- CPNC: Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả cho người lao động có đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định; chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản chi trả cho người lao động dưới 01 tháng
- GVHB: Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng sử dụng vào sản xuất, kinh doanh.
Lưu ý: Với các khoản mục chi phí CPCK, CPDVMN, CPKHTSCĐ, CPLV, CPNC, GVHB là cố định theo quy định của thông tư 152/2025/TT-BTC đồng thời có các khoản mục ngầm định của chương trình là CPK, CPQL thuộc khoản mục CPCK; khoản mục CPVT, CPMB, CPN, CPD thuộc khoản mục CPDVMN thì anh/chị chỉ có thể thêm diễn giải của khoản mục chi phí này và không thể sửa mã khoản mục, tên khoản mục và xóa khoản mục chi phí này được.
Bước 2: Trường hợp anh/chị muốn thêm các khoản mục chi phí khác để quản lý theo nhu cầu:
- Tại màn hình danh sách khoản mục chi phí, nhấn Thêm
- Khai báo các thông tin về khoản mục chi phí: mã chi phí, tên chi phí…với các thông tin có ký hiệu sao (*) sẽ bắt buộc phải khai báo. Tại phần Thuộc, chọn nhóm cha tương ứng theo bản chất chi phí (nếu có).
- Nhấn Cất để lưu dữ liệu.
- Ngoài ra, anh/chị có thể nhấn vào mũi tên đi xuống cạnh nút Thêm để thêm nhanh danh sách khoản mục chi phí từ excel.
- Đối với các KMCP tự thêm trước đây, anh/chị có thể thực hiện thiết lập lại thành khoản mục con thuộc các nhóm chi phí mới bằng cách:
- Nhấn Sửa tại dòng KMCP đã thêm trước đây
-
- Tại phần Thuộc, chọn nhóm cha tương ứng theo bản chất chi phí và nhấn Cất.
Bước 3: Chọn Khoản mục chi phí trên các chứng từ hạch toán chi phí để thống kê lên được các báo cáo liên quan, lưu ý chọn theo quy tắc sau:
- Chỉ chọn KMCP cấp chi tiết nhất: anh/chị phải chọn chi tiết đến các khoản mục cấp chi tiết nhất để hạch toán.
- Nếu anh/chị chọn vào các KMCP cha (như CPDVMN hoặc CPCK), hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo yêu cầu chọn lại khoản mục chi tiết hơn để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
3. Lưu ý
- Đối với các khoản mục chi phí được thêm mới không thuộc 6 khoản mục chi phí theo quy định của thông tư 152/2025/TT-BTC thì số liệu của sẽ không được tổng hợp lên sổ S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí. Anh/chị có thể xem mẫu sổ S2c-HKD tại đây.
- Các chức năng khác: khi nhấn vào mũi tên đi xuống bên cạnh nút Sửa:
- Nhân bản: Tạo nhanh 1 bản sao khoản mục chi phí hiện tại.
- Xóa: Xóa khoản mục chi phí khỏi danh sách.
- Ngừng sử dụng: Tạm dừng, không cho phép sử dụng các khoản mục chi phí không có nhu cầu sử dụng.
- Xuất ra Excel: Xuất khẩu danh sách Khoản mục chi phí ra file Excel.
