Cập nhật Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Khi đăng nhập vào phần mềm AMIS Kế toán HKD, hệ thống hiển thị thông báo những điểm nổi bật về quy định hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Đồng thời, tại giao diện  Phát hành hóa đơn và Phát hành hóa đơn hàng loạt, hệ thống hiển thị cảnh báo: “Đã có Nghị định mới về Hóa đơn điện tử. Xem ngay để tránh rủi ro pháp lý“. Anh/chị nhấn Xem ngay,  chương trình điều hướng sang help hướng dẫn về Nghị định.

Phạm vi ảnh hưởng: 

• Chứng từ bán hàng lập kèm hóa đơn
• Hóa đơn độc lập
• Hóa đơn điều chỉnh
• Hóa đơn thay thế
• Chuyển kho
  • Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
  • Xuất kho kiêm gửi bán đại lý

Theo quy định tại điểm b mục 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ nội dung “Bán cho người tiêu dùng”.

Tại giao diện nhập liệu của hóa đơn/chứng từ bán hàng, hệ thống hiển thị lời nhắc tại trường thông tin Người mua hàng.

Để xuất hóa đơn cho người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Danh mục\Đối tượng\Khách hàng, khai báo thông tin khách lẻ.

• Trên giao diện chi tiết thông tin khách hàng, chọn Cá nhân
• Nhập mã khách hàng: anh/chị khai báo mã khách hàng bất kỳ theo nhu cầu, ví dụ có thể nhập là KHACHLE
• Tên khách hàng để là: Bán cho người tiêu dùng

Bước 2: Lập Chứng từ bán hàng kèm hóa đơn: Tại cột Mã khách hàng, chọn đúng mã khách lẻ đã tạo ở bước 1 và khai báo thông tin hàng hóa chi tiết.

Bước 3: Ở tab Hóa đơn, phần mềm tự động nhảy thông tin Người mua hàng là Bán cho người tiêu dùng.

• Nhấn Xem hóa đơn thì trên hóa đơn sẽ chỉ hiển thị thông tin Họ và tên người mua hàng: Bán cho người tiêu dùng còn thông tin Tên đơn vị phần mềm mặc định để trống.

• Kiểm tra lại nội dung hóa đơn rồi nhấn dấu X để đóng giao diện xem hóa đơn nháp sau đó nhấn Phát hành hóa đơn .

Anh/chị tham khảo thêm cách xuất hóa đơn trong trường hợp người mua hàng không cung cấp thông tin tại đây.

Phạm vi ảnh hưởng: 

• Chứng từ bán hàng lập kèm hóa đơn
• Hóa đơn độc lập
• Hóa đơn điều chỉnh
• Hóa đơn thay thế

Căn cứ pháp lý:

• Theo quy định khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: “Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo”
• Theo quy định Điều 106 Bộ luật Lao động: “Giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau.”
• Theo quy định Khoản 3 Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: “Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế.”

Tại giao diện lập hóa đơn/chứng từ bán hàng, hệ thống hiển thị lời nhắc tại trường thông tin Ngày HĐ.

Phạm vi ảnh hưởng: 

• Chứng từ bán hàng lập kèm hóa đơn
• Hóa đơn độc lập
• Hóa đơn điều chỉnh
• Hóa đơn thay thế
• Chuyển kho
  • Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
  • Xuất kho kiêm gửi bán đại lý

Lưu ý quan trọng: Việc lập và gửi dữ liệu hóa đơn đến CQT trong khung giờ từ 22h đến 23h59 có rủi ro sai sót hoặc không đúng thời điểm.

Ví dụ: đơn vị sử dụng hóa đơn máy tính tiền, phát hành lúc 23 giờ 56 phút và theo dõi quy định phải gửi hóa đơn máy tính tiền vào cuối ngày nhưng đến 0 giờ 01 phút ngày hôm sau mới gửi đến cơ quan Thuế do đường truyền internet chậm, theo lịch sử truyền nhận, hóa đơn này vẫn được ghi nhận là truyền nhận không đúng thời điểm dẫn đến bị phạt.

Do đó anh/chị cân nhắc lập hóa đơn ngay hoặc lập trong ngày làm việc tiếp theo để tránh rủi ro sai sót và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế không đúng thời điểm.

Căn cứ pháp lý: Theo quy định tại điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế, HĐĐT không có mã của CQT), việc xử lý được phân loại theo nội dung sai sót cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn.

→ Cách xử lý: Anh/chị lập thông báo sai sót với CQT về HĐĐT đã lập sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh.

Trường hợp 2: Sai về mã số thuế; tên hàng hóa; hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; sai về số tiền ghi trên hóa đơn; sai về thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ các sai sót ở trường hợp 1).

→ Cách xử lý: Anh/chị lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để xử lý sai sót.

Trên phần mềm AMIS Kế toán HKD, tại phân hệ Kết nối HĐ điện tử, tab Tra cứu cách xử lý HĐ lập sai, hệ thống bổ sung câu hỏi bộ lọc thời gian để phân loại luồng xử lý:

• Với ngày hóa đơn trước 1/7/2026: Giữ nguyên các câu hỏi phân loại sai sót và hướng dẫn xử lý như phiên bản hiện tại.

• Với ngày hóa đơn từ ngày 1/7/2026 trở đi: Hệ thống cập nhật nội dung lựa chọn của mục “5. Hóa đơn của đơn vị sai nội dung nào” để bám sát Nghị định mới.