2. Hướng dẫn chi tiết
2.1. Thiết lập phân bổ khi Thêm mới/Khai báo CCDC và CPTT đầu kỳ
Khi thực hiện ghi tăng hoặc khai báo đầu kỳ cho CCDC/CPTT tại các màn hình:
- Công cụ dụng cụ\Ghi tăng CCDC
- Công cụ dụng cụ\Khai báo CCDC đầu kỳ
- Chi phí trả trước\Thêm chi phí trả trước
- Chi phí trả trước\Khai báo chi phí trả trước đầu kỳ
Tại phần thông tin chung, anh/chị tiến hành nhập thông tin của công cụ dụng cụ hoặc chi phí trả trước như: Mã CCDC, Tên CCDC, Số lượng, Ngày ghi tăng, Số kỳ phân bổ, v.v.
Tại tab Đơn vị sử dụng, anh/chị khai báo thông tin phòng ban đang sử dụng cho CCDC
Hệ thống bổ sung tab Thiết lập phân bổ. Tại đây, anh/chị khai báo các tiêu chí để hệ thống phân bổ chi phí đúng đối tượng:
- Tích chọn Chi phí sản xuất nếu chi phí cần được phân bổ vào chi phí sản xuất.
- Nhập Tỷ lệ phân bổ (%) cho từng dòng. Tổng tỷ lệ phân bổ phải bằng 100%.
- Nếu có chọn Chi phí sản xuất: chọn Thành phẩm/Đơn đặt hàng nếu chi phí sản xuất được xác định trực tiếp và duy nhất đến một Thành phẩm hoặc Đơn đặt hàng.
- Chọn Khoản mục chi phí để xác định khoản mục nhận chi phí phân bổ.
Khi tích chọn Chi phí sản xuất, hệ thống chỉ cho phép chọn các khoản mục thuộc nhóm CPSX. Nếu bỏ chọn trường này, hệ thống chỉ cho phép chọn các khoản mục không thuộc nhóm CPSX.
2.2. Xem bản ghi
Tại màn hình xem bản ghi phân bổ
- Công cụ dụng cụ\Phân bổ chi phí\Xem bản ghi
- Chi phí trả trước\Phân bổ chi phí trả trước\Xem bản ghi
Hệ thống bổ sung cột Chi phí sản xuất và Thành phẩm/Đơn đặt hàng. Các thông tin này được lấy tương ứng từ bảng Thiết lập phân bổ của CCDC/CPTT khi ghi tăng/khai báo (tham khảo phần 2.1)
Giao diện cũ:
Giao diện mới:
Khi thực hiện phân bổ, hệ thống lập chứng từ theo các nguyên tắc sau:
- Số tiền phân bổ được tự động chia cho các dòng hạch toán theo đúng tỷ lệ % đã khai báo tại tab Thiết lập phân bổ.
- Mỗi dòng hạch toán thể hiện một cặp Thành phẩm/Đơn đặt hàng và Khoản mục chi phí đã khai báo.
- Các dòng có cùng Thành phẩm/Đơn đặt hàng và Khoản mục chi phí được gộp thành 1 dòng hạch toán với tổng tỷ lệ bằng tổng các dòng cùng cặp.
- Hệ thống thực hiện làm tròn theo từng dòng.
- Dòng hạch toán cuối cùng sẽ tự động điều chỉnh làm tròn để đảm bảo tổng số tiền phân bổ khớp tuyệt đối với số tiền trong kỳ.
2.3. Quy tắc xử lý dữ liệu
Đối với CCDC/CPTT đã tạo trước khi cải tiến: Khi xem tab Thiết lập phân bổ, hệ thống mặc định có sẵn 1 dòng với tỷ lệ phân bổ bằng 100%. Khoản mục chi phí bằng khoản mục đã khai báo trước đó và không tích chọn Chi phí sản xuất.
Đối với chứng từ phân bổ đã tạo trước khi cải tiến: Giữ nguyên dữ liệu cũ với 1 dòng hạch toán, trường Thành phẩm/Đơn đặt hàng để trống và không tích chọn Chi phí sản xuất.