Danh sách khách hàng, nhà cung cấp bị âm tiền ở cột Số tiền nợ thì làm thế nào?

Nguyên nhân: Số tiền nợ ở danh sách khách hàng âm là do khách hàng đang trả trước tiền hàng, thanh toán nhầm hoặc trả thừa,…, dẫn đến số tiền thu được lớn hơn công nợ phải thu.

Giải pháp:

• Trường hợp 1: Khách hàng thanh toán trước/ cọc trước tiền hàng hoặc chuyển khoản nhầm/trả thừa nhưng khoản trả thừa này đươc cấn trừ tiếp vào công nợ lần sau.

Trong trường hợp này, việc số tiền nợ hiển thị âm là đúng với bản chất nghiệp vụ.

• • Khi phát sinh các khoản công nợ phải thu mới với khách hàng đó, hệ thống sẽ tự động bù trừ dần vào số tiền đã thu trước, và cột Số tiền nợ sẽ cập nhật lại tương ứng.
  • Nếu khách hàng thanh toán nhầm thì anh/chị thực hiện lập phiếu chi trả tiền không theo hóa đơn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi để trả lại khoản chuyển nhầm này.

• Trường hợp 2: Khách hàng trả thừa tiền, lớn hơn so với công nợ thực tế, mà khoản trả thừa này không cần hoàn trả.

Bước 1: Xóa phiếu thu tiền đã thu trước đó.

Bước 2: Lập lại chứng từ thu tiền khách hàng, số tiền thu bằng đúng số công nợ phải thu của khách hàng.

Bước 3: Đối với phần tiền còn lại do khách hàng trả thừa, anh/chị lập phiếu thu tiền mặt/tiền gửi, chọn loại Thu khác. Khi lập phiếu Thu khác có chọn đối tượng khách hàng thì chứng từ này cũng sẽ không ghi nhận lên công nợ của đối tượng đó.

Nguyên nhân: Số tiền nợ ở danh sách nhà cung cấp bị âm là do phát sinh nghiệp vụ anh/chị trả trước tiền hàng, tiền cọc, chuyển khoản nhầm, trả thừa cho nhà cung cấp,….

Giải pháp:

• Trường hợp 1: Đơn vị trả trước/cọc trước tiền hàng hoặc chuyển khoản nhầm/trả thừa cho nhà cung cấp nhưng không thu hồi lại mà để cấn trừ tiếp cho công nợ lần sau

Trong trường hợp này, việc số tiền nợ hiển thị âm là đúng với bản chất nghiệp vụ.

Khi phát sinh các khoản công nợ phải trả mới với nhà cung cấp đó, hệ thống sẽ tự động bù trừ dần vào số tiền đã trả trước, và cột Số tiền nợ sẽ cập nhật lại tương ứng.

• Trường hợp 2: Trả thừa tiền cho nhà cung cấp do làm tròn so với công nợ thực tế, không cần hoàn trả.

Bước 1: Xóa chứng từ trả tiền thừa trước đó.

Bước 2: Lập lại chứng từ trả tiền nhà cung cấp, số tiền trả bằng đúng số tiền công nợ phải trả.

Bước 3: Đối với phần tiền còn lại do trả thừa, anh/chị lập phiếu chi/ủy nhiệm chi, chọn loại Chi khác. Khi lập phiếu Chi khác có chọn đối tượng nhà cung cấp thì chứng từ này cũng sẽ không ghi nhận lên công nợ của đối tượng đó.