1. Biểu hiện
Khi xuất kho vật tư hàng hóa, chương trình xuất hiện cảnh báo như sau:
2. Cách xử lý
2.1. Kế toán muốn chương trình cho phép xuất kho quá số lượng tồn
Kế toán muốn chương trình cho phép xuất kho quá số lượng tồn, để hạch toán các chứng từ nhập, xuất kho được nhanh chóng, không cần theo đúng trình tự phát sinh của chứng từ. Kế toán thực hiện như sau:
- Nhấn vào biểu tượng
trên thanh công cụ\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa.
- Tích chọn Cho phép xuất quá số lượng tồn \ Nhấn Cất.
- Sau đó, mở lại phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ.
2.2. Kế toán muốn tìm nguyên nhân xuất kho quá số lượng tồn
Trường hợp Kế toán muốn kiểm soát chặt chẽ việc nhập, xuất kho hàng hóa, để đảm bảo hạch toán đúng thực tế nhập, xuất kho. Nếu xuất hiện thông báo xuất kho quá số lượng tồn có thể do 1 trong các nguyên nhân sau:
Nguyên nhân 1: Lập phiếu xuất kho cùng ngày với phiếu nhập kho, nhưng giờ xuất trước giờ nhập
- Vào mục Báo cáo\Báo cáo quản trị\Kho\Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Xem sổ chi tiết của mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn.
Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ nhập lên kiểm tra \ Bỏ ghi \ Sửa- Nhấn vào biểu tượng tại ngày hạch toán để kiểm tra giờ nhập.
- Mở lại phiếu xuất, nhấn Sửa để sửa lại giờ xuất kho, đảm bảo giờ xuất kho sau giờ nhập kho \ Nhấn Cất.
Nguyên nhân 2: Chưa nhập hoặc chưa ghi sổ chứng từ nhập kho
- Vào mục Báo cáo\Báo cáo quản trị\Kho\Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Xem sổ chi tiết của mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn.
- Kiểm tra báo cáo xem đang bị thiếu chứng từ nhập kho nào so với thực tế.
- Kiểm tra xem các chứng từ bị thiếu là do chưa lập hay chưa ghi sổ bằng cách:
+ Vào phân hệ Kho\ tab Nhập kho
+ Chọn Lọc\ Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ: trạng thái Chưa ghi sổ, chọn chọn thời gian cần tìm tại Kỳ báo cáo.
+ Nhấn Lọc
- Nếu tìm thấy các phiếu nhập kho chưa ghi sổ, thì kiểm tra lại và điều chỉnh (nếu cần) cho đúng thực tế. Sau đó ghi sổ phiếu nhập kho.
- Với các phiếu nhập kho chưa lập, thì lập bổ sung theo đúng thực tế.
- Sau đó, mở lại phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ.
Nguyên nhân 3: Nhập trùng 2 dòng của cùng 1 mặt hàng trên chứng từ xuất
- Tích chuột vào tiêu đề Mã hàng để sắp xếp thứ tự mã hàng.
- Kiểm tra mặt hàng đang xuất quá số lượng tồn, xem có bị nhập trùng thành 2 dòng không? Nếu có thì xóa bỏ dòng nhập trùng (trường hợp Anh/Chị không muốn các mã hàng sắp xếp theo thứ tự thì đóng đóng chứng từ rồi mở lại để sửa).
- Nhấn Cất
