Làm thế nào khi ghi sổ phiếu xuất kho phần mềm báo xuất quá số lượng tồn?

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết này giúp hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý khi phần mềm cảnh báo không cho ghi sổ do xuất kho vượt quá số lượng tồn thực tế.

Biểu hiện: Khi xuất kho vật tư hàng hóa, chương trình xuất hiện cảnh báo: Ghi sổ không thành công. Số lượng xuất kho vượt quá số lượng tồn trong kho.

2. Cách xử lý

2.1. Kế toán muốn tìm nguyên nhân xuất kho quá số lượng tồn

Trường hợp Anh/Chị muốn kiểm soát chặt chẽ việc nhập, xuất kho hàng hóa, để đảm bảo hạch toán đúng thực tế nhập, xuất kho, nếu xuất hiện thông báo xuất kho quá số lượng tồn có thể do 1 trong các nguyên nhân sau:

Nguyên nhân 1: Lập phiếu xuất kho cùng ngày với phiếu nhập kho, nhưng giờ xuất trước giờ nhập

Cách xử lý: Anh/Chị tìm các chứng từ xuất trước nhập sau trong cùng 1 ngày của các VTHH âm để sửa lại thời gian theo các bước:

Bước 1: Vào mục Báo cáo\Báo cáo quản trị\Kho\Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Bước 2: Tham số mặt hàng, anh/chị tích chọn mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn để xem chi tiết.

Bước 3: Nhấn chuột vào số chứng từ cần kiểm tra.

Bước 4: Nhấn Bỏ ghi/Sửa. Kiểm tra giờ nhập xuất tại ngày hạch toán.

Bước 5: Mở lại phiếu xuất, nhấn Sửa để sửa lại giờ xuất kho, đảm bảo giờ xuất kho sau giờ nhập kho. Nhấn Cất.

Nguyên nhân 2: Chưa nhập hoặc chưa ghi sổ chứng từ nhập kho

Cách xử lý: Anh/Chị kiểm tra xem đã nhập kho đầy đủ hay chưa theo các bước:

Bước 1: Vào mục Báo cáo\Báo cáo quản trị\Kho\Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Bước 2: Xem sổ chi tiết của mặt hàng đang bị xuất quá số lượng tồn.

Bước 3: Kiểm tra báo cáo xem đang bị thiếu chứng từ nhập kho nào so với thực tế.

Bước 4: Kiểm tra xem các chứng từ bị thiếu là do chưa lập hay chưa ghi sổ bằng cách:

Vào phân hệ Kho\ tab Nhập kho
Nhấn biểu tượng Phễu lọc bên trái Tiện ích. Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ: trạng thái Chưa ghi sổ, chọn chọn thời gian cần tìm tại Kỳ báo cáo.
Nhấn Áp dụng

Bước 5: Nếu tìm thấy các phiếu nhập kho chưa ghi sổ, thì kiểm tra lại và điều chỉnh (nếu cần) cho đúng thực tế. Sau đó ghi sổ phiếu nhập kho. Với các phiếu nhập kho chưa lập, thì lập bổ sung theo đúng thực tế.

Bước 6: Sau đó, mở lại phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ.

Nguyên nhân 3: Nhập trùng nhiều dòng của cùng 1 mặt hàng trên chứng từ xuất

Cách xử lý: Anh/Chị kiểm tra có xuất hàng nhiều lần trên cùng 1 chứng từ hay không theo các bước:

Bước 1: Tích chuột trái vào tiêu đề Mã hàng để lựa chọn tiêu chí sắp xếp: Tăng dần, giảm dần,…

Bước 2: Kiểm tra mặt hàng đang xuất quá số lượng tồn, xem có bị nhập trùng thành nhiều dòng không? Nếu có thì xóa bỏ dòng nhập trùng (trường hợp Anh/Chị không muốn các mã hàng sắp xếp theo thứ tự thì đóng chứng từ rồi mở lại để sửa).