- Trước khi lập hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, người dùng cần hoàn thiện bước Kết nối và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tại giao diện đơn giản, chọn Bán hàng:
- Hoặc trên Danh sách chứng từ, tờ khai:
- Chọn Danh sách hóa đơn bán hàng:
-
- Nhấn Thêm hóa đơn:
- Tích chọn Thu tiền ngay hoặc không tích chọn tùy thuộc vào tình trạng của hóa đơn. Trường hợp hóa đơn trả tiền ngay thì lựa chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
- Nếu hóa đơn mua hàng lựa chọn phương thức Thu tiền ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền mặt hoặc thu tiền gửi ngân hàng.
- Khai báo các thông tin chi tiết của hóa đơn:
- Nhấn Cất.
Khi đó người dùng có thể thực hiện phát hành hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi lập xong hóa đơn
Ví dụ: Sau khi lập hóa đơn (loại hóa đơn điện tử), Kế toán có thể thực hiện phát hành hóa đơn điện tử bằng cách:
- Nhấn Phát hành hóa đơn:
- Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng: nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử:
- Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn Xem hóa đơn.
- Nhấn Phát hành.
- Sau khi phát hành hóa đơn thành công, chương trình sẽ tự động gửi thông báo đến cơ quan thuế:
- Cơ quan Thuế sau khi nhận được thông tin sẽ thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử vừa phát hành.
- Người dùng có thể xem trạng thái phát hành hóa đơn trên danh sách hóa đơn:
Lưu ý: Tại mục Tên người nhận và Email:
- Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
- Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
- Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”
- Để có thông tin về người bán in lên hóa đơn như: Tên đơn vị bán hàng, Địa chỉ, Mã số thuế…, cần khai báo trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Để thực hiện phát hành hóa đơn thì ngày hóa đơn phải lớn hơn ngày bắt đầu sử dụng (Theo quy định, sau 2 ngày kể từ khi thông báo phát hành hóa đơn, nếu không có phản hồi của Cơ quan Thuế thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn theo thông báo phát hành).
Cách 2: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách hóa đơn
- Trên danh sách hóa đơn bán hàng, thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn điện tử cần phát hành sau đó nhấn Lọc:
- Chương trình hiển thị danh sách chứng từ thỏa mãn điều kiện lọc, tích chọn hóa đơn cần phát hành sau đó nhấn Phát hành hóa đơn.
- Thực hiện các bước tiếp theo tương tự như cách 1.
