Giá trị cột tổng tiền thanh toán trên danh sách bán hàng lệch với cột Giá trị hóa đơn trên danh sách hóa đơn thì làm thế nào?

Cách xử lý: Tại phân hệ Bán hàng, tab Bán hàng hóa dịch vụ và tab Hóa đơn, anh/chị chọn lại tham số thời gian để giống nhau và kiểm tra lại số liệu.

Với các chứng từ bán hàng chưa lập hóa đơn sẽ chỉ ghi nhận giá trị ở tab Bán hàng hóa dịch vụ, không ghi nhận giá trị ở bên tab Hóa đơn dẫn đến chênh lệch khi so sánh.

Cách kiểm tra: Tại phân hệ Bán hàng, tab Bán hàng hóa dịch vụ, anh/chị tích mũi tên ở cột TT lập hóa đơn chọn giá trị lọc là Chưa lập.

Cách xử lý: Nếu đúng là cần lập hóa đơn cho các chứng từ này thì mở chứng từ bán hàng, Bỏ ghi/Sửa, tích Lập kèm hóa đơn hoặc ngay ở danh sách bán hàng, tích mũi tên ở cột Chức năng tại dòng chứng từ bán hàng đó, chọn Lập hóa đơn. Sau khi lập hóa đơn đầy đủ xong, anh/chị kiểm tra lại số liệu xem đã khớp chưa.

Với các hóa đơn lập riêng, chưa lập chứng từ bán hàng sẽ chỉ ghi nhận giá trị bên tab Hóa đơn mà chưa ghi nhận bên tab Bán hàng hóa dịch vụ dẫn đến chênh lệch khi so sánh.

Cách kiểm tra: Tại phân hệ Bán hàng, tab Hóa đơn, anh/chị tích mũi tên ở cột TT lập chứng từ chọn giá trị lọc là Chưa lập.

Cách xử lý: Trên danh sách hóa đơn, tích mũi tên ở cột Chức năng tại dòng hóa đơn đó, chọn Lập chứng từ bán hàng. Sau khi lập đầy đủ chứng từ, anh/chị kiểm tra lại số liệu xem đã khớp chưa.

Trong kỳ đối chiếu, có phát sinh điều chỉnh, thay thế hóa đơn, giá trị tab Bán hàng hóa dịch vụ và tab Hóa đơn sẽ có thể bị chênh lệch cụ thể như sau:

• Trường hợp phát sinh hóa đơn điều chỉnh: tại tab Hóa đơn, anh/chị lọc Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh tăng mới hạch toán chứng từ bán hàng còn hóa đơn điều chỉnh giảm như giảm giá trị, giảm số lượng,.. thì sẽ hạch toán chứng từ giảm giá hàng bán, trả lại hàng bán. Vì vậy trường hợp có hóa đơn điều chỉnh giảm, để khớp Giá trị hóa đơn thì anh/chị cần lấy Tổng tiền thanh toán ở tab Bán hàng hóa dịch vụ – Tổng tiền thanh toán tab Trả lại hàng bán – Tổng tiền thanh toán tab Giảm giá hàng bán tương ứng với các chứng từ trả lại, giảm giá hạch toán cho hóa đơn điều chỉnh giảm.

• Trường hợp phát sinh hóa đơn thay thế: tại tab Hóa đơn, anh/chị lọc Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị thay thế. Khi phát sinh hóa đơn thay thế, hóa đơn bị thay thế sẽ không thể hiện ở tab Bán hàng hóa dịch vụ, nhưng tại tab Hóa đơn, hóa đơn này vẫn có tiền ở cột Giá trị hóa đơn và cột trạng thái hóa đơn để là Hóa đơn bị thay thế. Vì vậy, khi đối chiếu số liệu giữa tab Hóa đơn và tab Bán hàng hóa dịch vụ, cần loại trừ các hóa đơn có trạng thái “Hóa đơn bị thay thế” để đảm bảo số liệu khớp đúng.