Kê khai Hóa đơn điều chỉnh/Hóa đơn thay thế lên tờ khai thuế như thế nào?

Bài viết hướng dẫn cách kê khai hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đầu ra lên tờ khai thuế GTGT theo quy định.

Người bán xuất hóa đơn là Hoá đơn thay thế/điều chỉnh trong trường hợp như:

• Khi hóa đơn gốc bị sai sót, xuất HĐ thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đó cho người mua
• Khi người mua trả lại hàng đã mua, xuất HĐ thay thế/điều chỉnh cho lô hàng trả lại đó.
• Xuất Hóa đơn chiết khấu thương mại được tính căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ
• Khi người mua hủy/hoàn trả phí dịch vụ một số lĩnh vực đặc thù như bảo hiểm, bất động sản, xây dựng,…

Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

6. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Căn cứ khoản 6, điều 12 của Nghị định 252/2026/NĐ-CP Luật Quản lý thuế quy định:

6. Người nộp thuế khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế, khoản thu khác có sai, sót thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này như sau:

a) Người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm a, b, c khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế thực hiện khai bổ sung cho kỳ phát sinh sai, sót. Trường hợp việc khai bổ sung làm tăng số thuế, khoản thu khác phải nộp hoặc giảm số thuế, khoản thu khác đã được miễn, giảm, hoàn thì người nộp thuế phải nộp đủ số tiền phải nộp tăng thêm hoặc số tiền đã được miễn, giảm, hoàn và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có); trường hợp việc khai bổ sung làm giảm số thuế, khoản thu khác phải nộp thì người nộp thuế được điều chỉnh giảm tiền chậm nộp và xử lý số tiền thuế, khoản thu khác nộp thừa (nếu có) theo quy định. Trường hợp việc khai bổ sung làm tăng, giảm số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ chuyển kỳ sau thì người nộp thuế khai số thuế chênh lệch tăng, giảm vào kỳ phát hiện sai, sót. Người nộp thuế chỉ được khai bổ sung tăng số thuế giá trị gia tăng đề nghị hoàn khi chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế.

Riêng trường hợp người nộp thuế phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai, sót thì thực hiện kê khai theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng;

b) Người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm d và điểm đ khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế thực hiện theo quy định tại điểm a khoản này và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Như vậy có 2 trường hợp:

TH1: Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì: Người bán khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế

TH2: Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp chiết khấu thương mại, trả lại hàng đã bán, hoặc bị thay đổi giá trị khi quyết toán… thì: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý: 

Chức năng Lấy lại dữ liệu trên giao diện Chọn hóa đơn lấy lên tờ khai: Khi tích chọn chức năng này, chương trình sẽ bật thông báo “Bạn có thực sự muốn xóa hết dữ liệu trên danh sách để lấy dữ liệu mới không?”, anh/chị lựa chọn Có hoặc Không.

• Khi nhấn Có: Chương trình cập nhật lại dữ liệu các hóa đơn mới nhất, GHI ĐÈ lên dữ liệu hiện có và phần mềm MẶC ĐỊNH TÍCH CHỌN các hóa đơn mục 2.Các hóa đơn phát sinh trong kỳ lấy lên tờ khai và KHÔNG TÍCH CHỌN hóa đơn ở mục 1.Các hóa đơn kỳ khác thay thế/điều chỉnh cho các hóa đơn kỳ này.
• Khi nhấn Không: Chương trình đóng cảnh báo và giữ nguyên dữ liệu hiện có.