Làm thế nào khi lấy Hóa đơn đầu vào từ phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn về AMIS Kế toán HKD thì phần mềm báo Hóa đơn không hợp lệ?

Biểu hiện: Khi anh/chị nhận được hóa đơn đầu vào, phần mềm kiểm tra hóa đơn trả kết quả Hóa đơn không hợp lệ, báo đỏ ở phần thông tin người mua như: Sai tên người mua/ Sai địa chỉ người mua/Sai mã số thuế người mua.

Nguyên nhân:  Do thông tin của đơn vị mình mà anh/chị khai báo trên phần mềm Xử lý hóa đơn đầu vào (Meinbot) khác với thông tin người mua trên hóa đơn.

Cách xử lý:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn, chi tiết hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Anh/chị vào mục Cơ cấu tổ chức, nhấn đúp chuột vào dòng Đơn vị cần sửa hoặc nhấn dấu 3 chấm ở cuối dòng và chọn Chỉnh sửa.

Bước 3: Kiểm tra thông tin đã khai báo, nếu chưa chính xác thì sửa lại hoặc tích Chấp nhận nhiều tên, địa chỉ đơn vị hợp lệ để khai báo thêm (áp dụng cho trường hợp đơn vị sáp nhập, thay đổi tên/địa chỉ) sau đó nhấn Lưu. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý: Khi chấp nhận nhiều tên, địa chỉ thì các dòng tên, địa chỉ hộ kinh doanh phải đảm bảo nguyên tắc: Khoảng hiệu lực của từng dòng không được trùng nhau.

Ví dụ cụ thể: Ngày 01/07/2025, hộ kinh doanh thay đổi địa chỉ mới. Lúc này, dòng đầu tiên là dòng địa chỉ cũ để ngày bắt đầu là ngày thành lập đơn vị, ngày kết thúc là ngày 30/06/2025. Dòng thứ 2 là dòng có địa chỉ mới thì sẽ có ngày bắt đầu là 01/07/2025, ngày kết thúc tùy anh/chị chọn, ví dụ 31/12/9990.

Bước 4: Sau khi khai báo xong thông tin đơn vị, vẫn trên phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn, anh/chị vào mục Hóa đơn đầu vào, tích chọn các hóa đơn sai thông tin người mua, nhấn dấu ba chấm dọc bên trên và nhấn Kiểm tra lại.

Bước 5: Quay lại AMIS kế toán HKD, vào phân hệ Mua hàng, tab Xử lý hóa đơn đầu vào, anh/chị tích chọn biểu tượng mũi tên xoay chiều ở danh sách hóa đơn bên cạnh chức năng xuất excel để Lấy lại dữ liệu.

Lưu ý: Trên giao diện xem hóa đơn đầu vào, anh/chị cũng có thể ấn Chấp nhận tên người mua/địa chỉ này nếu như thông tin trên hóa đơn đúng. 

Biểu hiện: Khi anh/chị nhận được hóa đơn đầu vào, phần mềm kiểm tra hóa đơn trả kết quả Hóa đơn không hợp lệ, báo đỏ ở phần thông tin người bán như: Sai tên người bán/Sai địa chỉ người bán/Sai mã số thuế người bán.

Nguyên nhân: Phần mềm đang đối chiếu các thông tin trên hóa đơn so với thông tin của Người bán trên trang web http://tracuunnt.gdt.gov.vn, nếu thông tin khác nhau (kể cả khác về các ký tự viết tắt, khoảng trắng,…) thì sẽ cảnh báo.

Cách xử lý:  Truy cập vào trang http://tracuunnt.gdt.gov.vn của Cục Thuế và kiểm tra thông tin người bán xem có khớp với hóa đơn không: 

• Nếu thông tin trên trang này khác với địa chỉ trên hóa đơn do chứa những từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử như: “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”, “Cổ phần” thành “CP”,… hoặc viết thiếu cụm từ “Việt Nam” nhưng đã đảm bảo đầy đủ chính xác số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố thì anh/chị có thể bỏ qua cảnh báo hoặc nhấn Chấp nhận tên người bán/địa chỉ này, vì phần mềm đối chiếu chi tiết từng chữ nên cảnh báo sai lệch.
• Nếu thông tin trên trang thuế đúng, trên hóa đơn sai thì báo bên người bán thực hiện xử lý hóa đơn sai sót theo quy định hiện hành.
• Nếu thông tin trên trang thuế sai, trên hóa đơn đúng thì báo lại người bán để người bán liên hệ lên CQT nhờ kiểm tra cập nhật thông tin đúng.

Biểu hiện: Kết quả kiểm tra hóa đơn cảnh báo Chữ ký điện tử NCC không hợp lệ.

Nguyên nhân: Có thể chữ ký số của bên Người bán đã bị thu hồi.

Giải pháp: Vào trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn, mục Đọc hóa đơn XML kiểm tra file XML của hóa đơn đó => Nếu trang này cũng báo Chữ ký số đã bị thu hồi thì liên hệ nhà cung cấp chữ ký số kiểm tra lại.

• Nếu anh/chị là bên bán xuất hóa đơn, khách hàng là người mua nhận được hóa đơn anh/chị xuất, khi người mua sử dụng phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn kiểm tra hóa đơn báo Hóa đơn không hợp lệ thì anh/chị dựa vào dấu hiệu lỗi đó để xử lý theo các trường hợp trên.
• Trường hợp người mua không sử dụng phần mềm MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn mà chỉ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên trang https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/ thấy báo sai tên/địa chỉ/mã số thuế của người bán/người mua thì đều truy cập vào trang http://tracuunnt.gdt.gov.vn của Cục Thuế và kiểm tra xem có khớp với thông tin trên hóa đơn không. Do kiểm tra hóa đơn trên trang https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/ nên không có chức năng Chấp nhận tên người bán/địa chỉ, vì vậy nếu thông tin tên/địa chỉ sai sót không nghiêm trọng thì hóa đơn vẫn hợp lệ, người mua bỏ qua cảnh báo này, các vấn đề sai sót nghiêm trọng khác thì báo lại người bán để xử lý.