Khi ghi sổ chương trình cảnh báo chứng từ hạch toán thiếu thông tin (Khách hàng, Tài khoản ngân hàng, Hợp đồng…) thì phải làm thế nào?

Anh/chị nhìn trên giao diện nhập liệu của chứng từ để xác định vị trí của thông tin còn thiếu để bổ sung vào.

Các thông tin còn thiếu thường có vị trí như sau:

• Các thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, thông tin diễn giải chung của chứng từ: thường được đặt trong mục thông tin chung ở phần bên trên của chứng từ.
• Các thông tin chi tiết hạch toán như: mã hàng, đơn vị tính, số lượng, Khoản mục CP, Đơn vị, Mã thống kê, Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng,… được đặt trong phần chi tiết Hạch toán/Hàng tiền của chứng từ.

Lưu ý:

• Trên một số chứng từ, ô Đối tượng được dùng để khai báo các thông tin Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên.

Ví dụ cụ thể: Ghi sổ chứng từ báo “Dữ liệu đang thiết lập theo dõi số dư đầu tiền gửi chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng, chứng từ nhập liệu thiếu <Tài khoản ngân hàng>.”

=> Cách xử lý: Anh/Chị kiểm tra trên chứng từ để tìm đúng vị trí nhập liệu của thông tin  “Tài khoản ngân hàng” để bổ sung. Một số chứng từ cụ thể như:

• Trên chứng từ mua hàng tích chọn thanh toán ngay bằng tiền gửi: thông tin tài khoản ngân hàng nằm tại tab Ủy nhiệm chi, ở mục Tài khoản chi.
• Trên chứng từ bán hàng tích chọn thu tiền ngay bằng chuyển khoản: thông tin tài khoản ngân hàng nằm tại tab Thu tiền gửi, ở mục Nộp vào tài khoản.

• Trên phiếu thu tiền mặt khi chọn loại Rút tiền gửi về nhập quỹ, thông tin Tài khoản ngân hàng được đặt trong phần Hạch toán, để là TK ngân hàng.

Trường hợp không tìm thấy thông tin còn thiếu trên chứng từ, Anh/Chị thực hiện tùy chỉnh như sau:

• Nhấn vào biểu tượng hình bánh răng (⚙) Tùy chỉnh giao diện hiển thị trên chương trình:

• Chọn tab chứa thông tin còn thiếu.

• Tích chọn để hiển thị các cột dữ liệu tương ứng lên chứng từ, nhập thông tin còn thiếu
• Nhấn Cất. Khi đó trên chứng từ sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin Anh/Chị mới tích chọn. Tích chuột vào ô để nhập thông tin