2. Một số lỗi thường gặp
Khi nhập khẩu các chứng từ từ file excel vào phần mềm, tới bước kiểm tra dữ liệu, tại cột tình trạng thấy có báo lỗi Không hợp lệ.
Anh/chị xem cột Chi tiết lỗi để xem cụ thể lỗi gì và thuộc dòng số bao nhiêu tương ứng trên excel để kiểm tra.
Một số tình huống thường gặp như sau:
Trường hợp 1: Mã hàng, Mã khách hàng, Mã nhà cung cấp,... không có trên danh mục
– Nguyên nhân 1: Do Mã của đối tượng đó chưa có khai báo trong Danh mục. Giải pháp: Anh/chị kiểm tra lại mã đối tượng/mã hàng/mã kho… mà phần mềm đang báo lỗi đã có trong danh mục hay chưa, nếu chưa thì bổ sung vào trước. Ví dụ: Với cảnh báo “Mã khách hàng <VANLONG> không có trong danh mục” => Anh/chị kiểm tra như sau: Bước 1: Vào mục Danh mục\Khách hàng Bước 2: Gõ Mã khách hàng đó vào ô Tìm kiếm
– Nguyên nhân 2: Do ghép nhầm cột Mã với cột Tên trên file excel.
Giải pháp: Tại bước Ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu, anh/chị kiểm tra cột trên phần mềm và cột trên tệp dữ liệu phần Mã và Tên xem đã ghép đúng chưa. Trường hợp 2: <Số hóa đơn> không được bỏ trốngLưu ý: Trường hợp này áp dụng khi anh/chị muốn nhập khẩu excel chứng từ bán hàng, hóa đơn bán hàng và tự nhập các thông tin hóa đơn: số hóa đơn, ngày hóa đơn,.. mà không dùng phần mềm MISA meInvoice để phát hành hóa đơn điện tử. Nếu dùng phần mềm MISA meInvoice để phát hành hóa đơn thì nhập khẩu excel không cần thông tin số hóa đơn vì phần mềm sẽ tự cập nhật khi nhấn phát hành hóa đơn.
Nguyên nhân: Do bước Ghép dữ liệu trên phần mềm thì đang bị ẩn cột Số hóa đơn. Giải pháp: Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Tùy chọn chung Bước 2: Tại mục Quản lý hóa đơn – nhấn hình cái bút bên phải – chọn Không mục Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn. Sau đó nhấn Cất.
Bước 3: Sau đó nhập khẩu excel lại. Tại bước Ghép dữ liệu, anh/chị nhấn vào mục Ẩn hiện thông tin, tích hiển thị các mục thông tin hóa đơn: Số hóa đơn, Ký hiệu, … và nhấn Đồng ý.
Bước 4: Anh/chị kiểm tra thông tin Cột trên phần mềm đã ghép đúng với Cột trên tệp dữ liệu excel hay chưa. Nếu đã đúng rồi thì nhấn Tiếp tục để nhập khẩu.
Trường hợp 3: Đơn vị tính <...> không phải là Đơn vị tính của mặt hàng <...>
Nguyên nhân: Do đơn vị tính của mã hàng này tại Danh mục – Vật tư hàng hóa trên phần mềm là chưa có hoặc đã có nhưng khác với đơn vị tính đang nhập trên excel. Ví dụ: Mặt hàng Áo sơ mi nam, trên danh mục VTHH khai báo ĐVT là Cái, nhưng trên excel lại nhập là Chiếc
Giải pháp: Kiểm tra lại đơn vị tính và nhập lại cho khớp, sau đó nhập khẩu lại excel. Trường hợp 4: Lỗi liên quan đến dòng <...>
Nguyên nhân: Do dòng liên quan đang bị lỗi. Ví dụ: Do dòng số 9 đang bị lỗi => vì vậy chỉ cần chỉnh lỗi dòng số 9, thì dòng 10 sẽ nhập khẩu được. Giải pháp: Lọc câu báo lỗi dòng <…> tương ứng để kiểm tra và xử lý tại dòng đó. Trường hợp 5: Số chứng từ đã tồn tại trên phần mềm
Nguyên nhân: Do trên dữ liệu kế toán này đã tồn tại số chứng từ đang nhập khẩu nên sẽ không thể tiếp tục nhập khẩu thêm mới vào phần mềm. Giải pháp: Bước 1: Trên dữ liệu kế toán, anh/chị thực hiện tìm chứng từ theo hướng dẫn tại đây. Bước 2: Với kết quả tìm kiếm chứng từ của phần mềm thì xử lý tương ứng như sau:
Trường hợp 6: Đơn vị <...> không có trong danh mục
Nguyên nhân:
Giải pháp: Bước 1: Trên phần mềm AMIS Kế toán HKD, vào phân hệ Danh mục\Cơ cấu tổ chức trên dữ liệu kế toán kiểm tra xem đã có Mã đơn vị này chưa. Bước 2: Với kết quả tìm kiếm trên phần mềm thì xử lý tương ứng như sau:
Trường hợp 7: Chứng từ mua hàng không qua kho không được để trống <Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán>
Nguyên nhân: Do đang để trống thông tin cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán trên file excel. Giải pháp: Đối với hình thức mua hàng không qua kho, trên file excel sẽ để trống cột Số phiếu nhập và bắt buộc điền số chứng từ mua hàng ở cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán. Anh chị cần điền thông tin số chứng từ vào cột Số chứng từ ghi nợ/Số chứng từ thanh toán do số chứng từ là thông tin bắt buộc khi lập phiếu trên phần mềm. Trường hợp 8: Làm thế nào khi nhập khẩu excel chứng từ bán hàng báo lỗi <Số phiếu xuất> được tích bắt buộc nhập ở bước Ghép dữ liệu nên không được để trống
Vấn đề: Khi nhập khẩu excel chứng từ bán hàng, hệ thống báo lỗi “<Số phiếu xuất> được tích bắt buộc nhập ở bước Ghép dữ liệu nên không được để trống”. Nguyên nhân: Do khi nhập khẩu chứng từ, tại bước Ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu tích vào ô vuông cột Thông tin bắt buộc ở dòng Số phiếu xuất nhưng trên file dữ liệu excel nhập vào lại để trống thông tin cột Số phiếu xuất. Cơ chế phần mềm: Khi nhập khẩu excel chứng từ, danh mục, số dư vào phần mềm, tại bước Ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu, nếu tích vào ô vuông của đầu dòng Thông tin bắt buộc tại dòng thông tin tương ứng thì thông tin này không được để trống ở trên file dữ liệu excel nhập vào. Thông thường khi nhập khẩu excel vào phần mềm, anh/chị không cần tích chọn thêm vào các ô Thông tin bắt buộc, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin ở các cột trên file excel tương ứng vào. Giải pháp:
|
